Совещание может помочь решить проблемы, расставить приоритеты, вдохновить. Совещание может демотивировать, спровоцировать конфликт или попросту оказаться пустой тратой времени. Не всегда очевидно, что дало команде данное конкретное совещание, однако есть ряд показателей, которые можно использовать в качестве критериев для оценки. О них читайте в статье Александра Кудряшова.

Часто, при обсуждении совещаний, даются различные оценки эффективности этих мероприятий, причем, как правило, без каких-либо объективно измеряемых показателей, а на качественном уровне. Говорят, что совещание прошло «хорошо - плохо», было «полезным - бесполезным» или «эффективным - неэффективным» и т.д. Ясно, что такие общие заключения плохо помогают делу совершенствования совещаний.

Под эффективностью понимается отношение полезного результата некоторого процесса к затратам на его выполнение. Что касается затрат, то касательно совещаний, их довольно просто определить, например, путем подсчета трудозатрат участников, в человеко – часах. Но как измерить полезный результат, эффективность совещаний и их результативность?

Можно считать, что совещание прошло эффективно, при условии, если:

·                Цели совещания достигнуты

·                Рассмотрена вся повестка дня

·                Запланированная продолжительность не превышена

·                Принятые решения доведены до исполнителей

·                Исполнители приняли и поняли, как выполнять решения

Эффективность – количественная сторона совещаний (сколько часов, сколько вопросов, сколько участников,,…), ее можно измерить и накапливать данные для анализа динамики эффективности, для оценки, в каком направлении идет дело. Термины «эффективность» и «результативность» часто идут рядом, иногда даже кажутся взаимозаменяемыми. В каком направлении надо совершенствовать совещания, с чего начинать – повышать их эффективность или результативность? И это не пустой вопрос.

Руководитель вынужден время от времени задаваться им: что лучше – быстрее пройти всю повестку дня, не допускать отступлений от нее и формально эффективно закончить совещание, при этом качество решений, их результативность остается под сомнением. Либо полностью сконцентрироваться на существе вопросов, добиваться наилучших решений, пусть даже в ущерб эффективности (затянуто время, остались нерассмотренными вопросы, все переругались и т.д.). Или же пытаться соблюсти «золотую середину», стремясь к эффективности, но только не за счет результативности. Здесь каждый руководитель действует по ситуации и выбирает свой путь.

Мы считаем, что сначала следует обеспечить повышение эффективности совещаний, убрать явные недостатки и потери, поскольку улучшения в этой области проявляются очевидным образом. При прочих равных условиях более эффективные совещания постепенно станут и более результативными, хотя бы из-за того, что время совещаний не будет попусту растрачиваться. И если даже не последует немедленное улучшение качества решений, результативность повысится, поскольку сотрудники быстрее, с меньшими потерями времени и нервов будут возвращаться от совещаний к своей повседневной деятельности.

Для этого мы предлагаем давать более детализированные и отнесенные к конкретным этапам совещаний (организация, подготовка, проведение, завершение, контроль и анализ) количественные оценки, позволяющие отслеживать качество и эффективность совещаний, сравнивая по выбранной пользователем шкале различные характеристики процессов совещаний. Такие оценки целесообразно периодически делать при формировании и использовании «дорожной карты» эффективных совещаний, а также при совершенствовании совещаний, для накопления и анализа статистики показателей в базе данных совещаний.

С помощью приведенной ниже таблицы руководитель, секретарь или участники совещаний могут самостоятельно оценить текущий уровень своих служебных совещаний, и, на основе этой оценки, выработать меры по устранению ошибок и совершенствованию совещаний. Перечень показателей, значения весов по этапам совещаний и максимальные оценки для отдельных показателей могут устанавливаться самостоятельно, в зависимости от конкретных условий той или иной организации.

Эта простая по форме и содержанию таблица (настроенная на условия конкретной организации), обеспечивает указание на «узкие места» и слабости совещаний и способна дать заинтересованным лицам существенно более обоснованные оценки эффективности совещаний, чем многословные досужие рассуждения на тему плохие или хорошие у нас проводятся совещания

Для упрощения расчетов можно использовать Таблицу самопроверки состояния дел по служебным совещаниям. На основе Ваших оценок (присылайте заполненную таблицу на Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.) мы готовы бесплатно дать необходимые консультации и рекомендации по совершенствованию Ваших совещаний.

Таблица самопроверки состояния дел по служебным совещаниям

Вопросы по этапам совещаний

Вес раздела

Цена вопроса*

Макс балл

Факт балл

Организация совещаний

0,10



Планируется ли график проведения совещаний на период

20,00



Существует ли регламент совещаний

30,00



Ознакомлены ли участники с графиком совещаний

10,00



Определен ли заранее состав участников совещаний

20,00



Разработан ли формат повестки дня и протокола совещаний

20,00



Итого с учетом веса раздела = (сумма факт баллов) х (вес раздела)

10,00

0,00


Подготовка совещаний

0,15



Участники заблаговременно предупреждаются о совещании

30,00



Повестка дня заблаговременно направляется участникам

30,00



Отчетные материалы заблаговременно рассылаются участникам

20,00



Ответственные готовят отчеты в письменном виде

10,00



Подготовка и оснащение комнаты совещаний проверяется

10,00



Итого с учетом веса раздела = (сумма факт баллов) х (вес раздела)

15,00

0,00


Проведение совещаний

0,30



Порядок рассмотрения повестки дня соблюдается

30,00



Учитывается ли время по темам повестки дня

10,00



Участники совещаний корректны и выслушивают друг друга

20,00



Ответственные и выступающие всегда предлагают решения

20,00



Участники на выяснение личных отношений в дискуссиях не переходят

20,00



Итого с учетом веса раздела = (сумма факт баллов) х (вес раздела)

30,00

0,00


Завершение совещаний

0,15



Протокол подготовлен и согласован на текущем совещании

30,00



Протокол утвержден и разослан на текущем совещании

30,00



Что делать по протоколу после совещания, всем понятно

20,00



Совещание проведено в рамках планового времени

10,00



Повестка дня и участники следующего совещания определены

10,00



Итого с учетом веса раздела = (сумма факт баллов) х (вес раздела)

15,00

0,00


Контроль совещаний

0,20



Поручения своевременно доведены до исполнителей

10,00



Отчеты по исполнению своевременно направляются секретарю

20,00



Причины неисполнения поручений установливаются и обсуждаются

20,00



Ход исполнения поручений всегда контролируется

20,00



Исполнительская дисциплина оценивается и выводы делаются

30,00



Итого с учетом веса раздела = (сумма факт баллов) х (вес раздела)

20,00

0,00


Анализ совещаний

0,10



История рассмотрения вопросов совещаний анализируется

20,00



Затраты времени по темам совещания анализируются

30,00



Материалы из БД совещаний используются в работе

20,00



Статистика используется участниками совещаний

10,00



Трудозатраты участников совещания анализируются

20,00



Итого с учетом веса раздела = (сумма факт баллов) х (вес раздела)

10,00

0,00


Уровень служебных совещаний (сумма баллов по всем разделам), %%

1,00

100,00

0,00

* Цена вопроса, от полного отрицания до полного согласия, от «0» до максимального значения в этой же строке баллов




Для сравнения: уровень совещаний (максимум - 100 баллов): до 40 - низкий, от 40 до 70 - средний, больше 70 - высокий