Часто люди падают с большой высоты
из-за тех же недостатков, которые помогли
им ее достичь.
Ж. Лабрюйер
Как было задекларировано в предыдущей статье «Управленческий учет» от 12 марта, мы продолжаем тематику управленческого учета в негосударственных предприятиях безопасности. В данной статье мы затронем вопросы управленческой отчетности как источника информации для управления НПБ.
Итак, в нашей стране на протяжении достаточно продолжительного времени среди руководителей различного уровня существовало мнение, что основной задачей бухгалтерского учета является составление бухгалтерской отчетности и предоставление в налоговую инспекцию и фонды, а основным требованием к ее составлению – отражение информации на основании использования первичных документов по проведенным операциям. На основании бухгалтерской отчетности проводился анализ прошлых периодов, что давало информацию о финансовом положении НПБ, результатах финансово-хозяйственной деятельности, а также планировались будущие периоды. Данные подходы к бухгалтерскому учету и отчетности определили как основное направление развития бухгалтерского учета повышение качества учетной информации о деятельности НПБ, необходимой для принятия экономических и управленческих решений. Учетная информация о финансово-хозяйственной деятельности НПБ представляется в финансовой, управленческой, налоговой, статистической и других видах отчетности. Все они формируются на основе единой информационной базы, создаваемой в системе бухгалтерского учета.
Финансовая, управленческая, статистическая, налоговая и другие виды отчетности содержат учетную информацию, которую используют в зависимости от необходимости внутренние и внешние пользователи.
Внутренние пользователи учетной информации - учредители, генеральный директор, главный бухгалтер, финансово-экономические службы - используют данные отчетности для контроля выполнения плановых показателей, анализа финансового и имущественного состояния НПБ, планирования и прогнозирования деятельности, принятия и обоснования управленческих решений.
Внешние пользователи учетной информации - инвесторы, банковско-кредитные организации, контрагенты, налоговые и другие фискальные органы - получают информацию о финансовом состоянии НПБ, результатах деятельности, платежеспособности, инвестиционной и кредитной привлекательности и т.п.
Управленческой отчетности необходимо уделять особое внимание, так как в ней для внутренних пользователей концентрируются конкретная и подробная информация о состоянии НПБ, результатах финансово-хозяйственной деятельности, отсутствующей в других видах отчетности. Управленческую отчетность необходимо рассматривать как систему конкретной и детализированной информации о финансово-хозяйственной деятельности, доходно-расходных статьях, кредиторской и дебиторской задолженностях, обременениях, имущественных отношениях, капитале и резервах НПБ, факторах, оказавших влияние на достигнутые результаты. Полученный массив информации необходим для принятия управленческих решений, контроля и регулирования деятельности НПБ, планирования и прогнозирования будущих периодов.
Итак, определим управленческую отчетность как комплекс взаимосвязанных данных и расчетных показателей, отражающих функционирование НПБ как субъекта хозяйственной деятельности - сгруппированных в целом по предприятию и структурным подразделениям.
Управленческая отчетность необходима для решения следующих задач:
- предоставление информации и расчетов фактической эффективности и рентабельности деятельности;
- представление информации для принятия стратегических решений;
- оперативный контроль, охватывающий все сегменты финансово-хозяйственной деятельности;
- акцентирование моментов, указывающих на потенциальные проблемы в будущих периодах;
- группировка и анализ информации для выбора оптимальных вариантов решения возникающих в процессе деятельности проблем;
- выявление существующих недостатков и недоработок.
Для того чтобы управленческая отчетность (УО) охватывала весь комплекс поставленных задач, необходимо соблюдать следующие требования:
а) достоверность УО;
б) полнота сведений УО;
в) целостность информации УО;
г) последовательность УО;
д) сопоставимость УО;
е) существенность УО;
ж) своевременность УО.
Кратко рассмотрим вышеперечисленные требования к управленческой отчетности.
Достоверность управленческой отчетности – учетная информация формируется в соответствии с регламентом, установленным законодательными и нормативными актами по бухгалтерскому учету.
Полнота управленческой отчетности - представление полной и исчерпывающей информации о результатах финансово-хозяйственной деятельности, наличии и использовании финансовых, материальных и трудовых ресурсов, капитале и резервах, доходах и расходах, обязательствах, факторах, повлиявших на полученные результаты и т.д.
Целостность управленческой отчетности – обязательное включение в управленческую отчетность показателей финансово-хозяйственной деятельности (если они присутствуют) филиалов и подведомственных подразделений.
Последовательность управленческой отчетности – представление показателей финансово-хозяйственной деятельности от предыдущего периода к отчетному.
Сопоставимость управленческой отчетности – при оценке результатов финансово-хозяйственной деятельности отчетные показатели должны быть сопоставимы с аналогичными планируемыми показателями планов, смет, бюджетов, нормами и нормативами, а также с показателями предыдущих отчетных периодов.
Существенность управленческой отчетности – содержание в управленческой отчетности наиболее существенных показателей, без которых невозможно объективно оценить результаты финансово-хозяйственной деятельности и соответственно принять качественное управленческое решение.
Своевременность управленческой отчетности – оперативное принятие управленческих решений на основании полученных результатов анализа и оценки отчетных показателей.
Необходимо оговориться, что достижение поставленных задач зависит не только от четкого выполнения требований к управленческой отчетности, но и от неизменности учетной политики НПБ в течение длительного времени, последовательности ее применения от одного отчетного периода к другому.
Требования к содержанию, видам, объемам и срокам представления управленческой отчетности формируют руководители НПБ или лица, ответственные и заинтересованные во внутренней управленческой информации.
Эти требования можно представить как:
- единообразную структуру, но предельно гибкую,
- максимально пригодную для оперативного контроля и анализа,
- читаемую, понятную и обозримую информацию,
- оптимальную по срокам предоставления информации.
Необходимо обратить внимание на то, что содержание управленческой отчетности находится в зависимости от специфики деятельности каждого предприятия. Унифицировано ее можно представить в виде следующих блоков:
- результаты финансово-хозяйственной деятельности;
- доходность и прибыль;
- соотношение заемных и собственных денежных средств;
- движение финансовых потоков;
- ожидаемые поступления денежных средств;
- платежеспособность в краткосрочной и долгосрочной перспективе;
- анализ источников финансирования;
- потребности в новых источниках финансирования;
- инвестиционные и кредитные проекты;
- управленческие решения и воздействия;
- интерпретация представляемой информации и пояснения для высшего руководства и учредителей.
Основываясь на практическом опыте, разработка форм управленческой отчетности осуществляется по следующим принципам:
1) затраты на подготовку внутренней управленческой отчетности не должны превышать экономического эффекта от ее использования;
2) все без исключения управленческие отчеты должны быть конкретными и адресными;
3) текущие управленческие отчеты должны содержать оперативную информацию, необходимую для принятия управленческих решений;
4) управленческие отчеты не должны быть перегружены лишними данными, а вся представленная в них информация должна быть систематизирована;
5) формы управленческих отчетов должны учитывать особенности и уровень подготовленности конкретного руководителя, для которого предназначен отчет.
Для каждого из направлений финансово-хозяйственной деятельности НПБ целесообразно формировать отдельные формы управленческой отчетности, другими словами, система управленческих отчетов должна быть реструктурирована.
Наиболее востребованные форматы управленческой отчетности:
- текстовой формат УО – в виде письменной пояснительной информации, форма произвольная;
- табличный формат УО – таблицы, содержащие цифровые справочные данные о ключевых показателях, текстовые комментарии и пояснения. Наиболее распространенная и удобная форма отчетности, обеспечивающая быстрое восприятие информации;
- графический формат УО – графики и диаграммы, обеспечивающие наглядность представления данных.
По внутреннему насыщению информацией управленческая отчетность подразделяется на следующие виды отчетов:
1) комплексные УО;
2) тематические УО;
3) аналитические УО.
Комплексные отчеты характеризуют финансово-хозяйственную деятельность НПБ в целом и по ее отдельным направлениям. Отчеты составляются с периодичностью запросов, а также по итогам работы или за отчетные периоды. Отчеты содержат информацию по выполнению планов, о движении денежных потоков, структуре доходов и расходов, величине задолженности и т.д.
Тематические отчеты составляются по необходимости, содержат информацию о наиболее важных для функционирования предприятия показателях, объеме реализации работ (услуг) и т.д.
Аналитические отчеты составляются по запросам и содержат информацию, раскрывающую причины и следствия результатов работы предприятия по направлениям деятельности.
В качестве вывода необходимо отметить, что внутренняя отчетность предприятия индивидуальна для каждого предприятия, она не должна и не может быть стандартной с едиными формами отчетности и информационной структурой, так как УО определяется исходя из сугубо индивидуального подхода руководителя (учредителя) к планированию стратегии и тактики поведения в рыночной среде.