Значительная часть запросов, уведомлений, заявлений, справок, которые представляются в налоговую инспекцию и фонды, составляется в произвольной форме. Компания вправе по собственному усмотрению сформулировать текст обращения, а чиновники обязаны принять и рассмотреть запрос.
Самые опасные погрешности в письме для инспекции и фонда
Сами чиновники назвали закрытый перечень оснований для отказа рассматривать обращение компании, которые связаны с «погрешностями» в представленном документе (подп. 3 п. 12 Административного регламента ФНС России, утвержденного приказом Минфина России от 18.01.08 № 9н). Вот этот перечень:
– не указано полное наименование организации, ИНН и ее почтовый адрес;
– отсутствуют подписи, а также фамилия, имя и отчество лица, подписавшего обращение;
– нет печати организации, но только если письмо представлено не на бланке компании. Кроме того, если письмо в инспекцию представил не руководитель компании, а другой сотрудник, то у него должна быть доверенность. При ее отсутствии налоговики вправе не принять письмо. Этих рекомендаций стоит придерживаться и при подаче документов в фонды.
Что должно быть в шапке документа
Запрос, письмо, уведомление и т. д. лучше всего адресовать руководителю инспекции или отделения фонда. Но если неизвестны его фамилия, имя и отчество (или нет уверенности в их правильности), то можно использовать нейтральную формулировку – «В инспекцию или отделение фонда…».
Указывать отдел не стоит – вдруг он этим вопросом не занимается, тогда письмо может остаться без рассмотрения.
В шапке документа надо назвать полное (а не сокращенное) наименование компании. По крайней мере именно так рекомендуют сами чиновники.
Организационно-правовую форму также лучше написать развернуто. Обязательными реквизитами являются ИНН и регистрационый номер в фонде компании, ведь именно по этим реквизитам специалисты идентифицируют организацию. Дополнительно советуем указать КПП, ОГРН, хотя это и не обязательные реквизиты. Затем называют адрес компании. Если юридический и фактический адреса не совпадают, то можно указать только фактический адрес (назвав его почтовым) либо сообщить оба адреса.
Такие реквизиты, как исходящий номер и дата письма, вообще-то не нужны – их ставят скорее для упорядочения собственного документооборота. А вот реквизиты того документа, на который компания отвечает (например, номер и дата требования о представлении документов), лучше написать. Указать их можно рядом с исходящими номером и датой либо уже в самом тексте письма.
Тонкости подписания документа
Подписать запрос либо иное обращение может руководитель компании.
Если подписывает кто-то другой, то придется приложить копию соответствующей доверенности и в самом документе отметить, что доверенность с таким-то номером от такой-то даты приложена. Обязательно нужно назвать фамилию, имя и отчество того, кто подписал обращение в инспекцию.
Подпись главного бухгалтера в бланк можно не вводить, но главбуха можно указать в качестве исполнителя запроса. Исполнителем может быть и другой сотрудник бухгалтерии. Главное, чтобы это был человек, компетентный и уполномоченный пояснять инспектору или специалистам фонда вопросы, возникшие при получении письма.
Помимо фамилии, имени и отчества советуем указать контактный телефон такого сотрудника. Подпись лица, подписавшего документ, безопаснее скрепить печатью компании, даже если документ составлен на фирменном бланке компании.
Меры предосторожности
Если письмо написано с целью получить из инспекции или фонда ответ или какой-либо документ, то в запросе стоит специально оговорить, чтобы запрашиваемый документ выдали лично представителю компании. Если этого не сделать, то бумаги скорее всего отправят по почте.
Отдельно стоит перечислить в письме те документы, которые передаются вместе с ним. Наконец, любое обращение, которое передается через канцелярию, стоит оформлять в двух экземплярах. Первый остается в инспекции или фонде, второй с отметкой налоговой или фонда (датой и входящим номером) вернут компании. Впоследствии по этой дате и номеру можно будет уточнить судьбу своего письма. А также доказать, если потребуется, что компания действительно представила тот или иной документ.