Риски обнаружения реальных или мнимых нарушений при про­верках, проводимых государ­ственными и ведомственными контролирующими органами, представляют для бизнеса да­же большую угрозу, чем атаки криминала. Ведь последствием могут стать не только штрафы и предписания по исправлению нарушений, но и приостановка деятельности на 90 дней, а также полное закрытие предприятия. Но эти риски вполне поддаются управлению. Если его грамотно выстроить, можно значительно минимизировать ущерб.

Жертва без информации

Начав анализировать факторы, приводящие к возникновению проблем с проверяющими ор­ганами, мы обнаружили, что ключевым из них в большин­стве случаев является так на­зываемый человеческий фак­тор. В расхожем представлении проверяющий как бы напада­ет, а проверяемый держит обо­рону. На самом деле каждый из них просто делает свою рабо­ту. От того, станут они врагами с первой минуты или между ни­ми состоится конструктивный диалог, зависит то, в каком на­правлении пойдет проверка. На­пример, при доброжелательных деловых отношениях проверя­ющий без всякой коррупции и нарушений норм может позво­лить представить требуемый до­кумент чуть позже, если его в данный момент нет в наличии. В ситуации же конфронтации проверяющий может внести све­дения об отсутствии запрошен­ного документа в акт проверки, что будет грозить санкциями.

У представителя проверя­емой организации есть не­сколько вариантов поведения. К сожалению, самый распро­страненный — виктимный. Проверяемый занимает пози­цию жертвы: суетится, пытает­ся угодить, дает проверяюще­му возможность почувствовать себя более значимым, от расте­рянности не может подтвердить соответствие предприятия уста­новленным требованиям, слу­чайно выдает лишнюю инфор­мацию. Нередко проверяемые, основываясь на распространен­ном мнении о продажности чи­новников, пытаются неумело коррумпировать проверяющих, спрашивая намеками, сколь­ко дать. Оба варианта поведе­ния при проверках не подходят нашей компании. Мы не злоупо­требляли этим в далекие 1990-е, тем более считаем неприемле­мым использовать любые со­мнительные и серые операции сегодня, ведем бизнес «набело».

Мы задумались, как помочь нашим сотрудникам избавиться от виктимной психологии, выра­жающейся в ощущении себя за­ведомо виноватым. На исполь­зовании этого чувства, кстати, основывается успех мошенни­ков, устраивающих «липовые» проверки и выманивающих пу­тем запугивания деньги у пред­ставителей бизнеса.

Виктимность подпитывается отсутствием информации. Из-за незнания собственных прав и прав проверяющих, отсутствия навыка и алгоритма действий при проверке наши сотрудни­ки были растерянны и допуска­ли ошибки. Ведь провизор и фар­мацевт не могут, да и не должны знать все законы, требования, строительные СНИПы, санитар­ные и противопожарные нормы и стандарты. Не осознавая это­го, сотрудники чувствовали себя виноватыми и боялись проверя­ющих, которые казались опыт­ными, уверенными в себе, ком­петентными (на поверку эти качества нередко оказываются мнимыми).

Мы определили, что для эф­фективной защиты своих прав руководитель торгового пред­приятия должен:

■ знать законодательство, пра­ва и обязанности проверяющих и юридических лиц, процеду­ры проведения проверок и со­ставления протокола об адми­нистративном правонарушении, порядок взыскания штрафов

и наказаний;

■ уметь противостоять незакон­ным действиям проверяющих на основании закона и установ­ленных государством правил

и норм;

■ отстаивать свои интересы и при необходимости оспари­вать результаты проверки в су­дебном порядке;

■ соблюдать рекомендуемые на­ми правила поведения при про­верках.

Мы решили исправить ситуа­цию и стали обучать сотрудни­ков этим знаниям и навыкам в рамках «Школы директоров ап­тек». Школа представляет собой месячные курсы, которые про­ходят, сменяя друг друга, груп­пы из директоров аптек, фар­мацевтов и провизоров. Во все программы обучения был вклю­чен раздел, посвященный безо­пасности, в том числе взаимо­действию с проверяющими.

Обучение начало давать свои результаты. Но в аптеках, как и во всем ретейле, высокая те­кучесть кадров. В Москве она подчас превышает 60—70%, в регионах — 30—40%. Мы обна­ружили, что при такой текуче­сти не можем обучить безопас­ности полностью весь персонал, и решили снабдить сотрудников всеми необходимыми знаниями на рабочем месте.

Проверьте проверяющего

В первую очередь были разра­ботаны инструкции, направ­ленные на проверку полномо­чий проверяющих. Например, мы рекомендуем сотрудникам вежливо попросить проверяю­щего представиться и предъя­вить служебное удостоверение, обязательно записать назва­ние, адрес контролирующего ор­гана и контактные телефоны, убедиться по телефонам, что пришедший действительно на­правлен для проведения провер­ки и именно в эту организацию, изучить предъявленное поста­новление, распоряжение или приказ о проведении проверки. Последние должны содержать:

■ наименование органа государ­ственного контроля;

■ номер и дату;

■ наименование юридическо­го лица (ФИО ИП), в отношении которого проводится проверка, и его адрес;

■ ФИО должностного лица, упол­номоченного на проведение про­верки;

■ правовые основания проведе­ния проверки;

■ цели, задачи, предмет проверки;

■ сроки проведения и перечень мероприятий по контролю;

■ перечень административных регламентов проведения меро­приятия по контролю;

■ перечень документов для представления проверяющему;

■ дату начала и окончания про­верки.

Мероприятие по контролю мо­жет проводиться только ли­цом, указанным в распоряже­нии (приказе). Если сотрудник убедился, что визитер не обла­дает полномочиями проводить проверку, мы рекомендуем вы­дворять самозванцев предельно корректно.

Продолжительность провер­ки не должна превышать 20 ра­бочих дней. В исключительных случаях срок ее проведения мо­жет быть

продлен, но не более чем на один месяц.

Для отработки этих навыков стараемся проводить тренин­ги в условиях, приближенных к реальным. Учим смотреть не на цвет предъявляемой «короч­ки», а на содержащуюся в ней информацию, использовать ар­хитектурные особенности поме­щения для пассивного противо­действия проверяющим, отхода через запасной выход руково­дителей предприятия и сотруд­ников, эвакуации компромети­рующих документов, а также документировать действия со­трудников контролирующих ор­ганов с помощью средств видео­наблюдения и аудиоконтроля.

Следите за руками... и языком

Предлагаем коллегам на местах привлекать для участия в про­верке сотрудников юридической службы и квалифицированных адвокатов. Их задача — выявлять и фиксировать противоправные действия проверяющих. Если со­трудник контролирующего органа совершает процессуальную ошиб­ку, рекомендуем не указывать ему на это. Проверяющий может устранить ошибку и лишить нас возможности опротестовать в су­де результаты проверки. Ошибки проверяющих следует фиксиро­вать лишь в момент составления и подписания протокола об адми­нистративном правонарушении.

Настоятельно советуем не от­казывать сотрудникам контро­лирующих органов в предостав­лении документов и обеспечении доступа в контролируемые по­мещения, иначе они воспримут это как покушение на их закон­ные полномочия. Если необхо­димые документы отсутствуют, надо привести уважительную причину и пообещать в ближай­шее время доставить их, при этом попросить проверяющего оформить официальный пись­менный запрос, ссылаясь на то, что опасаетесь ошибиться в под­боре документов.

Очень важно не представлять лишние, не относящиеся к пред­мету проверки, документы и от­вечать только на поставленный вопрос, коротко и по сути. Лю­бая лишняя информация может стать поводом для дальнейших объяснений.

Вооруженные папки

Чтобы помочь коллегам из ап­тек сориентироваться в полномо­чиях потенциальных проверяю­щих, мы сформировали перечень контролирующих и проверяю­щих органов, которые имеют право инспектировать наши ап­теки. Последняя редакция переч­ня включила 52 государствен­ных и ведомственных органа. Для каждого из них было решено сформировать папку с докумен­тами, которые они имеют пра­во затребовать. Например, ока­залось, что папка для инспектора МЧС должна включать 11 доку­ментов, для прокуратуры — 24, ДЭБ МВД — 18. В каждую из па­пок мы вложили разъяснения для сотрудников, в какой срок и на каком основании эти доку­менты представляются. Руко­водители аптек самостоятельно подбирали заверенные копии до­кументов, относящиеся к их тор­говым точкам, что позволяло им лучше ориентироваться в доку­ментации и готовиться к любым проверкам. Если проверяющий просит у них документ, которо­го нет в перечне его организации, для руководителя аптеки это сиг­нал, что он, возможно, превыша­ет пределы своих полномочий. Но и в этом случае мы не реко­мендуем работникам аптек спо­рить с проверяющими. Наоборот,

отвечать надо вежливо, что по за­кону мы вам обязаны предста­вить только вот эти документы, но и то, что вы просите, обяза­тельно представим по письмен­ному запросу. Ответом на этот запрос, если он последует, зай­мутся уже юристы компании.

Эффективность подобной подго­товки была подтверждена прак­тикой. Но практика выявила и не­достатки: большое количество папок в полностью укомплекто­ванном виде занимали целый книжный шкаф. Хранить их в не­большом помещении аптек, в основном занятом торговым за­лом, практически невозможно: кабинет директора по нашим нор­мам занимает 2—4 кв. м, склад — немногим более, и загромождать их папками с документами не­рационально. Тогда мы решили сделать одну папку со всеми до­кументами для всех проверяю­щих органов, тем более что боль­шинство из них повторялись, а к ней перечни, что нужно для каж­дого из них. Но и это оказалось не совсем удачным решением: инспектор, допустим, из пожар­ной службы мог, не найдя недо­статков по своей части, заодно поизучать документы для сан­эпидемстанции, пытаясь хотя бы за обнаруженные в них нару­шения зацепиться. Получается, что мы сами показывали прове­ряющим лишние документы. Не­удачным было признано и реше­ние держать в аптеках только папки для органов, которые осу­ществляют проверки регулярно: их около 12. При появлении «нере­гулярного» проверяющего наши антикризисные меры не сраба­тывали и нервозность персонала добавляла ошибок.

Решили формировать пап­ки в электронном виде. Теперь в компьютере, находящемся в каждой аптеке, есть все доку­менты для проверок, разбитые на электронные папки и заве­ренные электронной подпи­сью. Пришедшему проверяю­щему директор аптеки может продемонстрировать докумен­ты из предназначенной ему пап­ки на экране или предоставить их же по официальному запросу в установленных законом срок.

Не соглашайтесь с актом

Объем и состав изымаемых в хо­де проверок документов опреде­ляются приказом ФНС России от 31.05.2007 № ММ-3-06/338@, про­цедура изъятия — ст. 183 УПК РФ и Инструкцией Минфина России от 26.07.91 №16/176.

Выемка документов и изъя­тие товаров проводятся в при­сутствии двух свидетелей (ими не могут быть должностные ли­ца юрлица, его учредители, а также представители контроли­рующего органа). Если выемка происходит одновременно в не­скольких помещениях, то в каж­дом из них должны присутство­вать по двое понятых. Изъятые документы должны быть пере­числены и описаны в протоколе выемки или прилагаемых опи­сях, пронумерованы, прошиты и скреплены печатью юрлица. Если невозможно изготовить копии одновременно с изъятием оригиналов, контролирующая организация обязана сделать их за свой счет и в течение пяти дней представить руководителю предприятия.

В случае нарушений со сторо­ны проверяющих руководитель предприятия имеет право об­ратиться в вышестоящий орган контролирующего, УСБ, проку­ратуру, суд.

В ходе устного опроса сотруд­никами ОВД важные сведения могут быть закреплены пись­менными объяснениями. До­прос может проводиться только после возбуждения уголовного дела и привлечения в качестве свидетеля или обвиняемого.

При выявлении администра­тивного правонарушения со­гласно ст. 28.5 КоАП РФ немед­ленно составляется протокол в присутствии руководителя или его законного представителя, которому должны быть разъяс­нены его права и вручена копия протокола. Если во время про­верки руководитель отсутству­ет, то протокол может быть со­ставлен в течение двух суток с последующим вызовом руко­водителя в контролирующий ор­ган. Возможность ознакомле­ния руководителя с протоколом закреплена ст. 28.2 КоАП РФ.

Руководитель имеет право от­казаться от дачи объяснений без мотивации причин и от уча­стия в составлении протокола опроса. По возможности не от­казывайтесь от подписания до­кументов. При этом можете сопровождать свою подпись сло­вами: «С актом (протоколом) не согласен». Не стоит конкре­тизировать свое несогласие, по­скольку впоследствии его мож­но скорректировать.

В ходе мероприятий по кон­тролю должностные лица орга­нов государственного контроля (надзора) не имеют права:

1)  проверять выполнение требо­ваний, не относящихся к компе­тенции органа государственного контроля, от имени которого дей­ствуют должностные лица;

2)  осуществлять плановые проверки в случае отсутствия при проведении мероприятия по контролю должностных лиц или ответственных работников;

3)  требовать представления документов, информации, об­разцов (проб) продукции, если они не являются объектами ме­роприятий по контролю и не от­носятся к предмету проверки;

4)  отбирать образцы (пробы) продукции для проведения ис­следований (испытаний), экс­пертизы без оформления акта и в количестве, превышающем необходимое;

5)  распространять информа­цию, составляющую охраняе­мую законом коммерческую тайну предприятия;

6)  превышать установленные законом сроки проведения про­верок;

7)  выдавать юридическим ли­цам (представителям) предпи­сания о проведении за их счет мероприятий по контролю.

к сведению

К ВАМ ПРИШЛИ С ПРОВЕРКОЙ. КАК ДЕЙСТВОВАТЬ?

1. Убедитесь в достоверности распоряжения (приказа) и служебных   удостоверений сотрудников.

2.  Справьтесь о полномочиях проверяющего по телефону кон­тролирующего органа.

3.  Помните, что все проверки должны осуществляться в свет­лое время суток, во время рабо­чего дня.

4.  Убедитесь, что дата начала ме­роприятия совпадает с фактиче­ской датой прибытия.

5.  Контакт с представителем кон­тролирующего органа целесооб­разно вести при включенном диктофоне о включении которого должны предупредить собесед­ника и запись проводить с его согласия.

6.  Не пытайтесь сразу отвечать на все поставленные вопросы.

7.  Уверенно напоминайте про­веряющему тезис о равенстве граждан перед законом.

8.  Уместно также напомнить, что компания исправно платит нало­ги и часть из этих средств идет на обеспечение зарплаты сотруд­ников контролирующих органов.

9.  В случае предъявления пре­тензий в вежливой форме попро­сите изложить их суть, а также на основании какого законодатель­ного акта они предъявляются.

10.Не допускайте неформально­го общения с проверяющими (со­вместного чаепития и т.п.).

11.В ходе работы интересуйтесь результатами.