Существующие виды систематизации:
1) систематизация полученной информации в виде «оперативной справки» по определенным разделам для доведения информации до руководства на периодических совещаниях (в данной справке формируются выводы и выдаются рекомендации);
2) построение графиков, таблиц, диаграмм предоставляемой сравнительной информации, что дает наглядную картину использования рекламных бюджетов и сопоставление их размеров и эффективности с бюджетом и эффективностью своей компании;
3) обновление и пополнение информационного портала по компаниям-конкурентам (ведение глобальной базы, которая систематизирует по разделам всю полученную информацию, с удобным поиском по многим параметрам);
4) составление и пополнение базы по региональным представительствам и филиалам компаний-конкурентов (информация по географии расположения открывающихся офисов и филиалах КК);
5) пополнение базы по сотрудникам компании, имеющим связи в компаниях-конкурентах или ранее работающим в компаниях-конкурентах;
6) ведение и пополнение базы данных бывших сотрудников, ушедших работать к конкурентам;
7) ведение базы «Сотрудники компаний-конкурентов» (заносятся полученные визитки сотрудников КК, запись контактов, если производились звонки в КК, в СМИ о назначениях и отставках менеджмента КК), что способствует более быстрому ведению работы по хедхантингу HR-отделом и поиску сотрудников в регионах;
8) составление и пополнение базы по образовательным и информационным программам КК (на основании отчетов заносятся сведения о регулярности, количестве слушателей... вплоть до материального оснащения аудитории, где проводился обучающий курс);
9) ведение базы рекламной активности конкурентов, отображающей детальную раскладку рекламного бюджета КК, а также образцы интернет-рекламы (баннеры) и рекламы в печатных изданий КК.
Информационно-аналитическое направление по линии конкурентной разведки органично входит в общий блок информационно-аналитической работы в целях комплексного обеспечения безопасности.
Любой руководитель или хозяин своего предприятия должен обладать не просто объемной и разносторонней информацией, добытой различными способами. В целях принятия жизненно важных для компании решений он должен получать всесторонне проанализированную и систематизированную информацию, причем желательно в виде структурированного, читаемого документа. Для этого должно быть создано соответствующее направление работы, о котором будет написано ниже.
Информационно-аналитическая работа в интересах безопасности коммерческого предприятия
Данные, собранные в результате проведения специальной оперативной деятельности, не являются информацией до тех пор, пока они не пройдут аналитической обработки экспертом в соответствующей области.
«Сырые» данные как таковые не содержат в себе никакой информации, если их не рассматривать в сочетании с другими и не увязывать их значение со всем накопленным информационным массивом. Если взять некоторое количество данных, то мы обнаружим, что хотя каждый элемент в отдельности не имеет почти никакого значения, то, соединенные вместе, они показывают довольно ясную картину происходящего.
В результате аналитической обработки потребителю (то есть руководителю бизнеса) выдается осмысленная информация, полученная из оцененных, истолкованных и соотнесенных данных, изложенных таким образом, что ясно видится решение конкретной поставленной задачи.
Направления информационно-аналитической работы вытекают из реальной коммерческой деятельности предприятия. Поговорим об основных векторах.
· Обобщение и анализ информации о действующих и потенциальных партнерах, выдача аналитических заключений и рекомендаций.
· Анализ информации о крупных клиентах.
· Всестороннее исследование информационного поля при возникновении проблемных для компании ситуаций с целью наиболее качественного расследования и принятия разумного решения.
· Информационная подготовка для ведения деловых переговоров.
Качество получаемой в результате аналитической обработки информации в большой степени зависит от квалификации аналитика. Не секрет, что человеческая психология такова, что очень часто для подтверждения своей точки зрения отбирают «удобные» данные, а «нежелательные» - недооценивают и оставляют без внимания.
Основным методом информационно-аналитической работы подразделения экономической разведки предприятия является интеграция сведений. Признаки угроз и кризисных ситуаций проявляются в разное время и со стороны различных объектов, фиксируются с различной степенью полноты и детализации различными источниками, поэтому установление причинно-следственной связи между происходящими событиями требует проведения многофакторного анализа всей поступающей на предприятие информации.
Как показывает практика, объем информации, необходимой для работы аналитиков, достаточно велик. Поэтому для эффективного доступа к имеющейся в распоряжении предприятия информации необходимо создание автоматизированных систем информационно-аналитической поддержки.
Для эффективного использования автоматизированных информационно-аналитических технологий необходимо тщательное информационное моделирование предметной области информационно-аналитического подразделения. Как уже говорилось выше, для проведения качественного анализа требуется разноплановая информация, характеризующая политические, экономические, криминальные и другие взаимосвязанные аспекты анализируемой проблемы. Также требуются данные о структуре решаемой задачи, которая должна, как мозаику, соединить между собой различные информационные фрагменты и образовать максимально приближенную к реальности полную и целостную картину проблемной области.
Модель предметной области информационно-аналитического подразделения должна включать в себя такие информационные разделы, как «Организация», «Лицо», «Адрес», «Телефон», «Автотранспортное средство», «Реферат о событии», «Кредит», «Контракт» и т.д. При этом необходимо учитывать не только многообразие связей и отношений между объектами учета, но и тот факт, что информация об одних и тех же объектах поступает из разных источников и в разное время, имея при этом ситуационный характер в виде высказываний о совокупности взаимосвязанных объектов.
В настоящее время на многих предприятиях разработаны и успешно эксплуатируются интегрированные банки данных, где модель предметной области обладает достаточной эволюционной самостоятельностью и позволяет организовать интеграцию (взаимное дополнение) разнородных сведений по одним и тем же объектам (лицам, фирмам, адресам, телефонам, автотранспортным средствам) путем их идентификации и слияния по мере поступления новых данных. Таким образом, при введении новых объектов происходит установление связей между ними и уже имевшимися объектами, а также дополнение уже имеющихся данных новыми характеристиками. В результате наращивается сетевая структура связей объектов и образуется «производная» информация, не вводившаяся в явном виде в банк данных, становится возможным проследить цепочки взаимосвязанных объектов, показывающих признаки рисковых ситуаций. В условиях такого описания структуры предметной области достаточно выйти на один информационный объект, чтобы по связям исследовать его окружение.
Данные интегрированные банки данных позволяют решать как учетно-справочные и статистические (кадры, контакты, события, партнеры, конкуренты, реклама и др.), так и информационно-логические задачи (экспресс-оценка делового партнера, оценка инвестиционного риска, анализ событий, изучение деловых связей конкурента, оценка сферы влияния, конфликтных и кризисных ситуаций и т.д.).
Для решения задач данного класса может использовать любую из версий Инструментальной системы управления базами данных: «CRONOS» (для DOS) или «CRONOS PLUS» (для Windows 95), разработанных московской Научно-производственной компанией «КРОНОС-ИНФОРМ». Относительно невысокая цена, возможность быстрого освоения системы пользователями-непрограммистами, а также гибкость пакета по отношению как к первоначальной настройке, так и к реорганизации наполненного банка данных служат причиной его использования многими коммерческими структурами.
Используя описанную выше методику, подразделение экономической разведки предприятия по разрозненным данным из различных источников имеет возможность отследить и оценить кризисную ситуацию до того, как она станет достоянием всеобщей гласности, а также разработать оптимальную антикризисную программу, что является важным фактором конкурентной борьбы, дающим предприятию прямой экономический эффект.