Хорошо разработанные меры и процедуры контроля сделают систему защиты еще более надежной, понизив как вероятностьнаступления нежелательного события, так и тяжестьего последствий. 

Разработка хорошего плана действий в нестандартной ситуации может помочь компании перестать быть полностью зависимой от некоторых факторов, среди которых могут быть какие-то производственные процессы, действия заказчиков или поставщиков. Хорошим дополнением к нему будет и план восстановления после непредвиденных ситуаций, позволяющий минимизировать затраты и время возвращения компании в нормальный рабочий режим после возникновения в организации нештатных ситуаций.  

До сих пор мы говорили о планировании только применительно к этапам оценки событий, которые несут угрозу приостановить деятельность организации, определения последствий такой остановки функционирования в нормальном режиме и оценки расходов, которые вызовут такие события. На основе этих данных можно уже рационально принимать решение о том, какие виды деятельности необходимо восстанавливать в первую очередь, а главное — можно убедить высшее руководство в необходимости разработки плана восстановления уже в деталях. 

Фактически уже собран весь исходный материал, на основе которого можно заниматься этой работой, но, как уже подчеркивалось выше, необходимо, чтобы за разработку отвечал только один человек, предпочтительно из верхних эшелонов власти. Основное достоинство такого плана — это то, что при возникновении ЧП нет необходимости заниматься анализом его причин, а можно сразу же, не теряя времени, сосредоточиться на реализации заранее продуманных действий, объем которых определяется последствиями происшедшего события. Более того, следует подчеркнуть, что предлагаемые действия анализировались в спокойной обстановке, чего нельзя сказать об общей атмосфере после ЧП, когда часто царят паника, нервозность и другие негативные факторы, в условиях действия которых трудно выбрать наиболее рациональные меры, если они не были запланированы заблаговременно. 

Очень важно, чтобы план восстановления обеспечивал выполнение трех условий: 

1. предусматривал меры по управлению в условиях создавшегося кризиса; 

2. инициировал действия, позволяющие максимально быстро восстановить работоспособность ключевых звеньев организации; 

3. устанавливал последовательность решения среднесрочных и долгосрочных задач.  

 

Оперативное управление деятельностью в кризисных условиях должно возлагаться на заранее назначенный и подготовленный комитет, который при возникновении критической ситуации располагается в штаб-квартире и принимает все решения, которые необходимо выполнить. Состав этого комитета уточняется на этапе планирования, после чего его члены утверждаются советом директоров, некоторые из членов которого сами входят в него.  

Одним из важнейших аспектов управления в кризисной ситуации является установление надежных источников коммуникации и контроля. Эффективные связи должны соединять комитет по управлению с остальными структурными подразделениями организации, со специальными службами (полицией, противопожарной командой, местными властями) и с внешним миром (заказчиками, поставщиками, основными акционерами и СМИ). Лучше всего, если в организации заранее будет создано и оборудовано средствами связи и контроля специальное помещение (пункт управления), хотя в небольших фирмах можно обойтись установкой дополнительного телефона и факса в рабочих помещениях. Поскольку одной из наиболее часто встречающихся причин тяжелых происшествий является пожар, надо хорошо продумать, где целесообразнее всего поместить пункт управления и как лучше его защитить от воздействия поражающих факторов. Возможно, при планировании будет установлено, что его целесообразно вообще вынести за пределы основных помещений или зданий организации. 

Сам по себе план содержит множество сведений о деятельности организации, ее системном построении и принятых в ней правилах и процедурах работы. В качестве примера и для того, чтобы дать вам представление о том, что требуется или может потребоваться для максимально быстрого восстановления работоспособности предприятия, разберем два аспекта планирования, позволяющие в какой-то степени компенсировать потерю центрального офиса, пострадавшего от огня.

Прежде всего, вы существенно сократите время на восстановление обеспечивающей документации (счетов-фактур, фирменных бланков, извещений об отгрузке, заказов и т.п.), если у вас будет резервный экземпляр программ создания бланков таких документов, а также копии фамилий, адресов, номеров телефонов и факсов ваших партнеров по бизнесу. Вы можете быстро наладить восстановление всех бумаг с помощью ближайшего множительного агентства.

Опять же, если огонь уничтожил 20 ваших персональных компьютеров, в плане должно быть предусмотрено, какие данные и откуда надо оперативно получить, какие версии какого программного обеспечения потребуются в первую очередь, какие из поврежденных компьютеров необходимо заменить вновь приобретенными или арендованными в первую очередь, с кем надо связаться, чтобы оперативно восстановить локальные коммуникационные сети, где надо разместить оборудование и персонал и какой транспорт потребуется для их перевозки. 

В отношении плана восстановления необходимо хорошо уяснить себе, прежде всего два аспекта:  

- в нем надо очень скрупулезно относиться ко всем деталям, ко всем "мелочам", если мы действительно хотим предусмотреть все существенные моменты;  

- план не должен быть статичным, а отражать динамику изменений как самой организации, так и той среды, в которой она работает, т.к. общая ситуация сегодня уже не та, которая была 2 года или даже всего 6 месяцев тому назад.  

Именно поэтому корректировка плана восстановления должна проводиться не время от времени, а постоянно, и эта функция должна быть возложена в крупной организации на штатного сотрудника, который только ею и занимается, а в небольших структурах должна быть основным занятием кого-то из персонала. Из этого следует, что хорошее планирование восстановления работоспособности после ЧП требует существенных затрат. Каковы выгоды от этого (а точнее, соотношение выгод к понесенным затратам), должно решать высшее руководство. Однако практика подсказывает, что экономить на этом, и игнорировать потенциальные катастрофы и им подобные явления было бы непростительной ошибкой, особенно с учетом той сложной техногенной обстановки, в которой протекает деятельность практически любого бизнеса. 

И, наконец, план должен заложить основы долгосрочных мер по восстановлению работоспособности бизнеса. Хотя вполне очевидно, что после кризисных событий некоторые члены коллектива будут испытывать уныние и неверие в возможность полного восстановления, чему, возможно, будут способствовать работа в неприспособленных помещениях, большая удаленность от дома, более длительная рабочая неделя. Все это со временем уляжется, если будет основа для целеустремленной работы по возвращению к нормальному уровню деятельности.  

 

Печатается с сокращениями. 

Раздел из книги «Руководство по безопасности бизнеса (практическое пособие по управлению рисками)».  

Авторы: Мур Алек, Хиарнден Кейт