Семинары (наряду с тренингами) являются сегодня одной из самых популярных форм краткосрочного обучения. Организация данного мероприятия требует тщательного планирования и подготовки.
Организация семинара.
Начинается эта работа с определения целевой аудитории (кого обучать) и выбора темы семинара (чему учить). Большое значение имеет и актуальность выбираемой темы. Приведем пример из практики: в начале текущего десятилетия в нашем образовательном учреждении успешно проводился семинар «Современные кадровые технологии в деятельности охранных предприятий». На семинаре рассматривались вопросы профессионального отбора, обучения и развития персонала. В последние два года руководителям служб персонала охранных структур эти темы стали менее интересны (при остром дефиците кадров на первое место вышел вопрос организации массового притока соискателей). Однако, думаю, что сейчас (в период экономического кризиса) приоритеты поменялись, и данный семинар вновь станет актуальным.
Отметим также, что всегда повышенный интерес вызывает обучение, связанное с изменениями в законодательстве: клиенты хотят получить оперативный квалифицированный комментарий по нормативным новшествам. Особенно сейчас, в связи с вступлением в силу Федерального закона от 22.12.2008 N 272-ФЗ
Второй шаг – поиск преподавателей.
Хорошо, когда у организаторов мероприятия есть свои постоянные авторы, имеющие достаточный авторитет в той сфере деятельности, по которой проводится семинар. Новых преподавателей вы можете пригласить по рекомендациям, либо выйти на авторов наиболее интересных публикаций по интересующей вас теме. Правда, громкое имя не всегда является гарантией успеха. Чтобы не ударить в грязь лицом организаторам необходимо предпринять следующие меры:
- детально обсудить с автором план предстоящего семинара и формы обучения, которые он будет использовать;
- ознакомиться с раздаточным материалом;
- провести пробный семинар в узком кругу слушателей (сотрудников компании-организатора, постоянных клиентов) для получения предварительной оценки семинара и устранения недостатков.
После данных мероприятий нужно определить время и место проведения семинара, а также условия его проведения
Следующий этап - продвижение семинара (привлечение клиентов).
Семинар может быть успешным только в том случае, если он привлечет достаточное количество слушателей. Для этого вам необходима адресная база потенциальных участников (в нашей деятельности – это организации негосударственных структур безопасности).
По адресной базе осуществляется рассылка приглашений в форме информационных писем (для крупных мероприятий это может быть и полноцветный буклет). Информационное письмо в обязательном порядке должно включать в себя:
- название мероприятия, сроки и место его проведения;
- цель проведения семинара;
- основные целевые группы (на кого рассчитано мероприятие);
- обсуждаемые темы;
- сведения о лицах, ведущих семинар;
- условия участия (сроки и формы подачи заявок, условия оплаты);
- дополнительные сервисные условия (предоставление гостиницы, возможность обеспечения культурной программой и т.д.).
Информационное письмо оформляется в фирменном стиле (символика, логотип, выбор шрифта, цветовое оформление и т.д.).
Наиболее эффективный способ рассылки – почтовая рассылка. Однако, более широко используется электронная рассылка. Остановимся на ней подробнее. Сейчас бытует мнение, что электронная рассылка не является эффективным инструментом продвижения услуги ввиду избытка информации, получаемой из электронной сети. По нашему опыту электронная рассылка может давать хорошие результаты если:
- носит персонифицированный характер, причем как в теме письма (Для Сергея Петровича, приглашение на…), так и в самом начале письма (Уважаемый Сергей Петрович!);
- осуществляется действительное ведение базы данных (подразумевается постоянное создание отметок о том, что ответил клиент (например, если до семинара еще 2-3 месяца, а потенциальный клиент уже точно знает, что не попадает на него из-за командировки и пишет об этом в ответе, то не стоит посылать ему повторную рассылку по этому мероприятию);
- несет в себе, помимо рекламной информации по семинару, дополнительную полезную информацию, связанную с заявленной темой, что позволяет завязать диалог с клиентом;
- быть честными с теми, кто просит отказаться от рассылки, исключать их электронный адрес из списков (негатив от человека испортит работу больше, нежели удаление адреса);
- рассылка не навязчива, т.е. не рассылается слишком часто.
Эффективность адресной рассылки существенно возрастает, если вслед за ней осуществляется «обзвон» потенциальных клиентов. Типовые вопросы, которые при этом следует задавать, таковы:
- получено ли наше информационное письмо?
- кто его рассматривал и какова резолюция или решение по письму?
- понятно ли содержание письма?
Необходимо помнить, что эта объемная и утомительная работа является очень важным этапом в привлечении клиентов к вашему мероприятию и в большей степени определяет успешность его проведения.
Конечно, адресная рассылка, особенно если у вас хорошая база данных – сильное оружие. Однако, только этого для «раскрутки» нового семинара недостаточно. Необходимо думать и о других способах привлечения клиентов. Мы предлагаем следующие варианты:
- участие в специализированных выставках, конференциях, размещение информации о предстоящем мероприятии в публичных местах, которые посещают потенциальные клиенты (например, на информационных стендах в подразделениях по лицензионно-разрешительной работе органов внутренних дел, в координационных советах, общественных организациях сферы негосударственных структур безопасности);
- проведение «дней открытых дверей» - презентации проводимых организацией мероприятий;
- размещение анонсов в профильных СМИ (печатных изданиях, интернет-порталах), публикация в них статей на тему семинара;
- размещение анонсов на специализированных сайтах, собирающих информацию о семинарах, тренингах, конференциях;
- приглашение корреспондентов на семинар с последующим его освещением на страницах СМИ, которые они представляют;
- широкое использование сайта компании-организатора.
Остановимся подробней на том, что целесообразно включить в структуру сайта компании, желающей проводить краткосрочные учебные мероприятия:
1. Информационную страницу об организации (история, сведения о деятельности, контактные телефоны, схема проезда, другие сведения).
2. План-календарь предстоящих мероприятий.
3. Подробные сведения по каждому отдельному мероприятию (семинару). Эти рубрики должны создаваться по определенному шаблону. Желательна организация форума по каждому семинару в режиме on-line.
4. Подписку на почтовые рассылки.
5. Новости, статьи, обзоры, направленные на информационную поддержку клиентов (сайт должен быть «живым», регулярно пополняться новыми сведениями, способствующими возникновению интереса у потенциальных клиентов).
Описанные нами шаги по подготовке семинара занимают до 80% от общего объема работ, связанных с его проведением. Сам семинар имеет продолжительность один-два дня.
Проведение семинара.
Накануне мероприятия проверьте помещение, где будет проходить семинар, оборудование (проектор, микрофон, аудио и видео системы, кондиционер и т.д.). Прозвоните преподавателям, ведущим семинар.
Заранее подготовьте все необходимые материалы и документы (анкеты, раздаточный материал, финансовые документы, бланки сертификатов и т.п.).
В день мероприятия, персонал должен приехать на место его проведения за полтора часа до начала. Регистрацию участников (если мероприятие рассчитано на аудиторию в пределах 30 человек) мы предложили бы начинать за полчаса до семинара. В ходе регистрации участники получают буклеты, план мероприятия, раздаточный материал, именные бейджи, анкеты.
Создайте такие условия, чтобы участники семинара чувствовали себя уютно. Исключите факторы, отвлекающие от учебного процесса. Штат ваших работников должен оказывать консультативные услуги и помощь участникам и преподавателям в процессе проведения семинара. Можно провести лично день в аудитории вместе с участниками семинара.
Проследите за организацией кофе-пауз, обедов.
Как мы упоминали выше, при регистрации участникам выдается анкета. Цель ее – получить обратную связь, узнать мнение слушателей о мероприятии. Рекомендации и отзывы, оставленные в анкете, помогут вам для построения будущих планов. Не забудьте собрать их в конце семинара.
Окончание семинара должно проводиться в торжественной форме с вручением соответствующих сертификатов и организацией общего фото (все фотографии с отзывами о семинаре в последующем размещаются на сайте компании). Не забудьте выдать все необходимые документы (финансовые, командировочные и т.п.). Поблагодарите автора, всех, кто вам помогал, и представителей прессы.
После проведения семинара.
Проанализируйте все, что вы запланировали, и все, что реально произошло. Предлагаем сделать это по двум критериям:
- качество проведения семинара с точки зрения клиентов (новизна информации, ее практическая ценность, профессионализм преподавателя, общая оценка его работы, оценка сервиса программы, общая оценка мероприятия);
- экономические показатели (необходимо сопоставить реальные, достигнутые и плановые величины).
Задайтесь вопросом: что может быть сделано лучше в следующий раз? Корректируйте свои планы, составляйте новые – и снова в путь…
От редакции журнала НСБ «Хранитель»:
Автор материала является директором школы охраны «Баярд».
Мы уверены, что в каждой школе накоплен определенный опыт в проведении семинаров, и есть возможность организаторов и авторов поделиться интересными мыслями с читательской аудиторией нашего журнала. Ожидаем также высказываний лиц, которые уже прошли обучение на семинарах и тренингах в различных школах. Возможно также распространение опыта НОУ при проведении корпоративных семинаров в крупных охранных структурах.
(Продолжение следует. В нем будут приведены: пример информационного письма, форма анкеты участника семинара, а также перечень тем семинаров, которые проводит сейчас школа охраны «Баярд»).