НСБ «Хранитель» Национальная безопасность Охранная деятельность Видеожурнал "ХРАНИТЕЛЬ"
 
 
 
 

02 июня, 2018 | Владимир НАБОКОВ

Правила эффективной организации рабочего дня (296)
эффективностьруководствотаймингобучение

Автор: Bлaдимиp Иннокентьевич Haбoкoв, доктор экономических наук, профессор, декан торгово-экономического факультета Уральского государственного экономического университета (УрГЭУ).

Для результативности профессиональной деятельности важное значение имеет рациональная (с точки зрения расхода времени) организация трудового дня менеджера. Организационные принципы эффективного распорядка дня можно разделить на три группы: правила начала дня, основной его части и правила завершения рабочего дня. В каждой из них можно выделить ключевые рекомендации.

Правила начала рабочего дня

  1. Начинайте день с позитивным настроением. Каждый день задавайте себе вопрос: как этот день может приблизить меня к моим целям? Подумайте: с кем сегодня необходимо встретиться? какие трудности и проблемы может «уготовить» этот день; как их преодолеть?
  2. Начинайте работу по возможности в одно и то же время.
  3. Пересмотрите свой план дня, составленный накануне вечером, оценивая степень важности и срочность задач, и внесите коррективы.
  4. Начинайте работу с выполнения важнейших задач дня, до чтения газет и корреспонденции и по возможности до начала рабочего дня коллег и подчиненных, поскольку в течение дня вы будете настолько заняты текущими делами и разными отвлечениями, что вряд ли сможете уделить достаточно времени важнейшим вопросам.
  5. Согласовывайте план дня, сроки и приоритеты с секретарем или коллегами, сделайте их своими партнером в создании оптимальных условий для работы.

Правила основной части дня

  1. Не отвлекайтесь на решение внезапно возникших неотложных проблем. В каждой организации возникают непредвиденные ситуации, однако отвлечение на них приводит к тому, что на некоторое время откладываются запланированные важные задачи и как следствие — дополнительные затраты времени и средств.
  2. Избегайте незапланированных импульсивных действий. Если вы во время работы вдруг захотели сделать что-то другое, например позвонить кому-либо, подумайте, не помешает ли это вашей текущей работе. Если же при выполнении задачи у вас появилась интересная идея или важная информация, то сделайте краткую запись и обработайте ее позднее.
  3. Делайте регулярно (после часа работы) короткие паузы (не более 10 мин). Рассматривайте паузы как подзарядку энергией во время отдыха.
  4. Объединяйте небольшие однородные задачи в рабочие блоки. Благодаря непрерывности процесса экономится время.
  5. Старайтесь начатое дело доводить до конца. На отвлечение от основного дела тратится немало времени, поскольку при возвращении к нему приходится вновь повторять уже проделанное однажды.
  6. Используйте незапланированные промежутки времени, а также последние минуты перед обеденным перерывом или перед концом рабочего дня для подготовительной, плановой или рутинной деятельности.
  7. Работайте антициклично. Выполняйте самые важные запланированные задачи в течение более спокойного дообеденного периода, т.е. до того, как наступит пик активности у других сотрудников и напряжение в работе достигнет апогея.
  8. Зарезервируйте для выполнения важных дел один спокойный, или закрытый час, в течение которого вам никто не может помешать.
  9. Установите время для себя (примерно час), занесите его в свой план дня и используйте для важных, но несрочных дел, носящих долговременный характер, например для повышения квалификации. Отгородите себя на это время от внешнего мира.
  10. Контролируйте время и планы, а также многократно перепроверяйте свои планы дня с точки зрения их выполнения, установления новых приоритетов и т. п.

Правила завершения рабочего дня

  1. Контролируйте результаты работы, т. е. сравнивайте намеченное в плане дня с реально выполненным с учетом поставленных целей и отклонений от них.
  2. Составляйте план на следующий день накануне вечером, пользуясь дневником времени.
  3. Отправляйтесь домой с хорошим настроением. Для формирования позитивного образа жизни важно осознавать, какое качество и какую ценность имеет каждый день.

Работоспособность каждого менеджера находится в зависимости от целого ряда факторов. В них можно выделить следующие закономерности:

  • к фазам высшей активности примыкают двухчасовые паузы, во время которых организм человека работает в «щадящем» режиме;
  • пик работоспособности приходится на первую половину дня;
  • после обеда, когда наступает известный спад продуктивности, нужно использовать этот период для социальных контактов и рутинной деятельности.

Рекомендуется также в соответствии с колебаниями работоспособности чередовать напряженную, ответственную деятельность с менее важной и ненапряженной.

Кроме того, следует учитывать естественные фазы биоритмов организма. Учение о биоритмах основано на том, что физические, психические и интеллектуальные состояния каждого человека подвержены циклическим колебаниям, т. е. существуют регулярные фазы активности и расслабления. В течение суток биоритмы каждые два часа (10-12 раз в день) замедляются: организм периодически отдыхает. Период бездействия (отдыха) — это смена рабочего режима, которая способствует нормальному функционированию организма. Если этого не учитывать, то перегрузки неизбежны.

Важным фактором успеха являются методы работы, которые определяются в первую очередь свойствами характера человека, его склонностями и привычками. Для того чтобы улучшить свои методы работы, надо, во-первых, уяснить сильные и слабые стороны своих методов работы, во-вторых, иметь стимул к упрочению сильных сторон и, в-третьих, стремиться преодолеть собственные недостатки.

Одной из важнейших предпосылок успешной работы является сосредоточение внимания на самом важном и существенном. Работу можно значительно улучшить, если все свои задачи сначала ставить под вопросы, которые помогут избежать ненужных дел в течение рабочего дня.

Для этого, прежде всего, следует задать себе следующие вопросы:

  • Зачем вообще это делать? Это поможет уяснить, что некоторые дела в действительности не нужны или могут быть выполнены лишь в «общих чертах».
  • Почему именно я? Этот вопрос должен удержать от исполнения дел, которые не выдерживают критического рассмотрения с точки зрения того, нужно ли их делать самому. Доверяйте своим сотрудникам и в большей степени используйте возможности делегирования. Вновь обдумайте сложившееся к настоящему времени разграничение целей, обязанностей и компетенции между вами и сотрудниками.
  • Почему именно теперь? Этот вопрос убережет вас от того, чтобы из-за неверно выбранного срока исполнения дела не потерять слишком много времени. Устанавливая сроки, старайтесь точно фиксировать их и конкретизировать. Не устанавливайте сроков типа «завтра, после обеда, в течение дня» и т. п. Далеко не все дела нужно обязательно делать, решать или обсуждать «теперь» или «немедленно».
  • Почему в этой форме? Всегда подвергайте сомнению свои привычные отшлифованные методы работы и находите новые, творческие и рациональные способы исполнения своих дел.

Другой функцией самоменеджмента является контроль за результатами, или самоконтроль, благодаря которому определяется, были ли выполнены запланированные дела, и вносятся в планы необходимые коррективы. Контроль выполняет три задачи:

  1. осмысление физического состояния. Что достигнуто к моменту осуществления контроля?
  2. сравнение запланированного с достигнутым. В какой степени достигнута поставленная цель?
  3. корректировку установленных отклонений.

Время, продолжительность и регулярность контроля зависят от исполняемых задач и поставленной цели. Он подразделяется на контроль процесса и осуществляемой деятельности и контроль результатов (целевой контроль).

Для осуществления контроля рекомендуется регулярно проверять свои планы и организацию труда, постоянно задавать себе следующие вопросы:

  • Действительно ли я решаю необходимые задачи?
  • Подхожу ли я к предстоящей деятельности в соответствии с ее приоритетностью?
  • Справляюсь ли я с запланированными задачами в установленное время?
  • Перепоручаю ли я в достаточном объеме дела?
  • Объединяю ли я в единый блок небольшие дела?
  • Веду ли я борьбу с помехами и «поглотителями времени»?

Необходим также анализ деятельности и времени, который предполагает сравнение фактического использования времени в течение дня и недели с запланированным. Для этого выделяется определенный период (день или неделя), фиксируются вся выполняемая в течение этого периода работа и затраченное время. Далее каждый вид деятельности анализируется с точки зрения возможностей оптимизации трудового процесса в целях экономии времени:

  • Что произойдет, если отказаться от данной деятельности?
  • Что произойдет, если эту деятельность полностью или частично делегировать?
  • Что произойдет, если эту деятельность осуществлять в течение более короткого промежутка времени?

Если ничего не произойдет или последствия будут незначительными, то эту деятельность можно исключить, делегировать или осуществлять в более короткие сроки.

Затем нужно попытаться определить фактическую временную нагрузку, а также сколько времени может быть сэкономлено, какие меры по экономии времени необходимо предпринять, как можно использовать сэкономленное время.

Контроль результатов труда с точки зрения достижения цели должен производиться после выполнения задачи (конечный контроль), а при реализации крупных проектов — на промежуточных стадиях (промежуточный контроль). Необходимо осуществлять регулярный контроль своих годовых, месячных, недельных и дневных планов, отвечая на вопросы:

  • Какие результаты были достигнуты?
  • Что осталось не сделанным и почему?
  • Где было потеряно время?
  • Какие можно сделать выводы для планирования следующего периода?

Таким образом, рационализация личной работы позволяет повысить эффективность вашей деятельности и создаст предпосылки для успешного руководства.


Источник: http://www.elitarium.ru/organizaciya-rabochego-dnya-vremya-rabota-cel-zadacha-plan-organizaciya-vypolnenie-rezultat-kontrol-metod-organizm-aktivnost-vozmozhnost-rabotosposobnost-bioritm/


Комментарии

Написать комментарий

Ваше имя:

Текст комментария
Подтвердите код, изображенный на рисунке

Читайте также

 
Методические указания
03 сентября, 2009 | Виталий КУКУШКИН
Методические указания | Оборудование рабочего места Оборудование рабочего места (27179)
Часто можно видеть рабочее место охранника, заваленное журналами, бумагами, газетами. Внимание постоянно переключается от мониторов на весь этот хаос, и это снижает КПД работы сотрудников охраны. Правильная организация рабочего места и служебного пом ...
 
 
Управление предприятием
19 мая, 2008 | Тимур КАРМАЗИН
Управление предприятием | ЧОП требуется сотрудник... ЧОП требуется сотрудник... (14528)
Мы продолжаем разговор о проблемах управления персоналом в охранных структурах. Общение с руководителями предприятий, с инспекторами отделов кадров и с сотрудниками HR-структур показывает, что от общих слов и рассуждений о перспективах и сложно ...
 
 
Управление предприятием
20 июня, 2014 | Василий АРГЕТКИН
Управление предприятием | Как сделать работу директора ЧОПа эффективной? Как сделать работу директора ЧОПа эффективной? (21147)
О сущности управления охранным предприятием, методах и подходах повышения эффективности труда наемного директора делится один из учредителей группы частных охранных предприятий, в прошлом генеральный директор ЧОП, Аргеткин Василий Алексеевич.
 

Наши партнеры

 
 
 
 

Полезные ссылки

Корпоративная безопасность

Аутсорсинг безопасности

  

Консалтинг безопасности 

Работа в СБ

Проверки на полиграфе

Работа телохранителя  

Проверка контрагентов

Юридический консалтинг

Возврат долгов

Судебная защита Сопровождение сделок
Судебные экспертизы Внесудебные экспертизы Реестр ЧОО НСБ Третейский суд
Системы безопасности Системы контроля доступа Видеонаблюдение Системы охранной сигнализации
Адвокаты Москвы Адвокат по гражданским делам Лучший адвокат Решение вопросов

 


Механизмы взаимодействия государственных и негосударственных структур обсудят в ОП РФ
Негосударст ...
В штабе кандидата в Мэры Москвы С.С. Собянина. Поддерживаю курс Сергея Семёновича и уверена, что Мос ...
СОРОКИН ПАВЕЛ АНДРЕЕВИЧ
Родился и вырос в Москве. Получил высшее образование на факультете п ...
Предрейсовый и послерейсовый медосмотр водители транспортных средств смогут пройти удалённо, с испол ...
Изменится порядок зачёта времени содержания граждан в СИЗО до вступления в силу приговора суда. Если ...
В Госдуме считают, что это сократит число аварий на дорогах
Все машины такси могут в обязательном ...
Любителей перемещаться нестандартным способом на общественном транспорте будут наказывать администра ...
В заявлении президента Литвы Дали Грибаускайте о том, что Вильнюс должен быть готов к нападению со с ...
Уполномоченные по правам человека на Украине Людмила Денисова и в России Татьяна Москалькова верифиц ...
Встреча прошла на площадке форума «Сообщество» в Томске
Мария Каннабих провела круглый стол с чле ...

Авторизация

Логин:   Пароль:    
   
  Забыли пароль? | Регистрация    
[x]
        Rambler's Top100