НСБ «Хранитель» Национальная безопасность Охранная деятельность Видеожурнал "ХРАНИТЕЛЬ"
 
 
 
 

29 сентября, 2017 | Татьяна ВОЛОГДИНА

Кадровый аудит своими руками (530)
отдел кадровкадрыаудитТрудовой кодексТК РФтрудовой договортрудовая книжканегосударственная сфера безопасности

Кому из нас не знакомо словосочетание «отдел кадров»? Трудовая деятельность любого работника, будь то частный охранник, сотрудник подразделения ведомственной охраны, оператор пульта охраны, юрист-консультант, инженер или монтажник средств видеонаблюдения и т.п., начинается не иначе как с визита в кадровую службу организации, в которой человек предполагает устроиться на работу.

У многих людей в сознании еще остался стереотип восприятия работы в кадровом подразделении как некой синекуры, где сотрудники только тем и занимаются, что, особо не напрягаясь и не переживая за конечный результат деятельности предприятия, перекладывают бумажки с места на место. Думать – по минимуму, ответственности – практически никакой, красота!

В действительности деятельность кадровой службы любого предприятия, вне зависимости от отраслевой принадлежности, требует серьезного отношения к себе со стороны руководства компании, профессионализма, внимательности и дотошности ее сотрудников, системного подхода к ее организации.

Чтобы этот системный подход был успешно реализован, недостаточно просто переговорить с кандидатом на замещение вакантной должности и при его соответствии требуемым предприятию параметрам оформить соответствующий бланк трудового договора. Для того чтобы организация смогла продуктивно воплощать в реальность то, ради чего она была создана, каждый ее работник должен ежечасно и ежеминутно быть – в хорошем смысле слова! – бесперебойно работающим «винтиком» в правильно отлаженном механизме. Но для этого каждый «винтик» необходимо учесть, описать его задачи, служебные свойства и особенности, а также какие процедуры по «обслуживанию» этого «винтика» должны выполняться со стороны организации.

Кадровый учет – это сложная и многогранная сфера деятельности. Негосударственная сфера безопасности не является исключением в части осуществления функционирования кадровых служб предприятий, составляющих в совокупности эту столь важную для экономики нашей страны отрасль. Правильность ведения кадрового учета позволяет работодателю избежать штрафов за нарушение трудового законодательства и законодательства об охране труда. Это стало особенно актуально после вступления в силу поправок в Кодекс об административных правонарушениях Российской Федерации, привнесших значительное увеличение финансовых санкций за нарушения в данной области. Также необходимо учитывать и позицию Верховного суда Российской Федерации, высказанную в постановлении от 15.08.2014г. №60-АД14-16. Смысл указанного акта высшей судебной инстанции заключается в том, что каждый из выявленных фактов нарушения законодательства о труде образует самостоятельный состав административного правонарушения. Это позволяет умножить сумму штрафа, предусмотренную в КоАП РФ, на количество нарушений. Исходя из данных обстоятельств, возникает желание провести ревизию кадровых документов.

Какие же ситуации обуславливают необходимость проведения кадрового аудита? В качестве примера можно привести несколько случаев, когда настоятельно рекомендуется осуществить указанные процедуры.

1. В целях самопроверки – в любое время.

2. При смене лица, ответственного за кадровое делопроизводство, - в целях оценки принимаемого массива документов.

3. При смене руководства или учредителей организации, - в целях оценки возможных рисков.

4. В ожидании плановой или внеплановой проверки.

5. При проведении аудита дочерних организаций, филиалов, обособленных подразделений или организаций холдинга.

Основная цель кадрового аудита – снижение рисков нарушений трудового законодательства. Кадровый аудит можно проводить в различных вариациях, в зависимости от требований, продиктованных реалиями компаний, например:

- полный аудит, представляющий собой проверку всего массива кадровой документации за определенный временной период;

- целевой аудит, который можно характеризовать как проверку конкретных кадровых процедур или в связи с необходимостью выявления или подтверждения отсутствия на предприятии нарушений определенных норм права;

- выборочный аудит, когда проводится проверка кадровой документации в отношении определенного количества работников организации. Такой вариант подходит для быстрой и примерной оценки рисков организации. Ведь если выявлена критичная масса нарушений в отношении группы работников, то, скорее всего, эти нарушения будут прослеживаться и в отношении всей организации.

Кадровый аудит невозможно провести по какому-то общему плану, ведь компании разные, каждая имеет свою специфику и все это преломляется через призму конкретных ситуаций. Можно выделить несколько срезов проведения такой проверки:

- проверка наличия и качества документации;

- проверка по конкретным кадровым процедурам;

- проверка по определенным нарушениям.

Сочетание нескольких срезов проверки дает возможность максимально выявить недостающие или некорректные документы кадрового делопроизводства.

Если нам предстоит осуществить кадровый аудит, к примеру, в одной из организаций охранного холдинга, а сведений о ней изначально недостаточно, то сначала необходимо собрать предварительную информацию, которая подскажет, какие направления надо проверять. Нам необходимы данные о самой организации, включая название, время создания, вид деятельности, наличие обособленных подразделений, были ли какие-либо изменения; количество и категории сотрудников; режимы рабочего времени, существующие в организации; какие имеются текущие споры с сотрудниками; виды договоров с физическими лицами (ТД и ГПД); существующие системы оплаты труда. Надо внимательно изучить учредительные документы, ведь в уставе может быть прописан порядок и условия назначения генерального директора и ключевых сотрудников организации, а также могут содержаться и иные условия, имеющие прямое отношение к кадровой работе.

На основании этой информации составляем список обязательных для нашей организации документов. В законодательстве нет единого для всех перечня обязательных документов, и его составление зависит от особенностей организации.

Следуя требованиям, содержащимся в различных статьях ТК РФ и иных нормативно-правовых актах, составим примерный перечень необходимых документов:

1-я группа – это локально-нормативные акты:

- правила внутреннего трудового распорядка – обязательны для всех работодателей. Содержание и порядок утверждения регламентированы ст.189 и 190 ТК РФ;

- положение о персональных данных – обязательно для всех работодателей, на что указывают ст. 86, 87, 88 ТК РФ и Федеральный закон от 27.07.2006г. №152-ФЗ «О персональных данных»;

- штатное расписание. Роструд в издаваемых им циркулярах неоднократно относил штатное расписание именно к этой категории актов, поэтому, следуя его позиции, также отнесем его к локально-нормативным актам. То, что это - обязательный документ, указано в ст.15, 57 ТК РФ;

- положение об оплате труда, премировании или иной локально-нормативный акт, регулирующий эти вопросы. Ст.135 ТК РФ говорит о том, что система труда устанавливается коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами. Если речь идет о чистом окладе, часовых или иных тарифных ставках, то, естественно, мы не можем говорить ни о какой системе, но как только появляются премиальная часть или какие-то надбавки, то мы уже имеем систему оплату труда, которую необходимо прописать в локально-нормативном акте работодателя, например это может быть Положение об оплате труда;

- положение об аттестации – ст. 81 ТК РФ (в случаях, если организация ее проводит);

- положение о коммерческой тайне - если в трудовых договорах установлена необходимость сохранять коммерческую тайну, то такой локально-нормативный акт должен быть в организации (Федеральный закон от 29.07.2004г. №98-ФЗ «О коммерческой тайне»).

2-я группа – это организационно-распорядительные документы, включая книги учета и журналы:

- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них – обязательна для всех работодателей (пункт 40 «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003г. №225 «О трудовых книжках», а также постановление Минтруда РФ от 10.10.2003г. №69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»);

- приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним - обязательна для всех работодателей (пункт 40 «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003г. №225 «О трудовых книжках», а также постановление Минтруда РФ от 10.10.2003г. №69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»);

- график отпусков – обязателен, утверждается за 2 недели до конца года (ст.123 ТК РФ);

- табель учета рабочего времени – обязателен для всех работодателей (ст.91, 99 ТК РФ);

- график сменности – обязателен, если есть такой режим работы (ст.103 ТК РФ);

- должностные инструкции – важные документы, применяемые в случаях, если должностные обязанности работников не урегулированы в трудовых договорах. Эти документы принимаются по решению работодателя (письмо Роструда от 31.10.2007г. №4412-6, письмо Роструда от 9.08.2007г. №3042-6-0), то есть за их отсутствие организацию не оштрафуют, но наказать работника за невыполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей вы не сможете, если они не закреплены и работник с ними не ознакомлен под роспись;

- приказы по основной деятельности, в том числе приказы по вопросам оплаты труда, о поощрениях и награждениях, об аттестации, повышении квалификации, об изменении ФИО, о назначении генерального директора, главного бухгалтера (при необходимости), о назначении ответственного за учет, ведение и хранение трудовых книжек, при необходимости приказ о назначении ответственного за ведение учета рабочего времени, об утверждении формы расчетного листка, об утверждении форм первичной документации, приказы, связанные с вопросами по штатному расписанию, о направлении работников в командировки и др.;

- перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем – если есть работники, которые трудятся в данном режиме (ст.101 ТК РФ).

3-я группа – это индивидуальные документы:

- трудовой договор (на всех сотрудников) и дополнительные соглашения при необходимости – обязательны для всех работодателей (ст.16, 56, 57, 67 ТК РФ);

- приказы по личному составу и о предоставлении отпусков (включая приказы о приеме, переводе, увольнении, предоставлении отпусков по уходу за ребенком, отпусков без сохранения з/п, ежегодных отпусков);

- заявления об увольнении по собственном желанию и другие документы, являющиеся основанием для увольнения, а также иные документы, являющиеся основаниями для издания приказов по личному составу;

- приказы и иные документы, связанные с наложением дисциплинарных взысканий (докладные записки, объяснительные записки, иные документы, касающиеся проведения дисциплинарного расследования);

- личные карточки Т-2 на всех работающих и уволенных сотрудников – обязательны для всех работодателей;

- трудовые книжки, оформленные на всех сотрудников, работающих в организации свыше 5 дней, кроме совместителей; трудовые книжки уволенных сотрудников, не получивших трудовую книжку на день увольнения; «чистые», незаполненные бланки трудовых книжек и вкладышей – обязательны для всех работодателей (ст.66 ТК РФ, Правила №225, Инструкция №69);

- договора о полной материальной ответственности – обязательны при наличии (ст.243, 244 ТК РФ).

4-я группа – это документы по охране труда:

- правила и инструкции по охране труда, комплект всех нормативных правовых актов по охране труда, положение об организации работы по охране труда, журналы инструктажей, программы и график проведения инструктажей, результаты специальной оценки условий труда или аттестации рабочих мест, предварительные и периодические медосмотры работников согласно приказу Минздравсоцразвития России от 12.04.2011г. №302н «Об утверждении перечней вредных и (или) опасных производственных факторов и работ, при выполнении которых проводятся обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры (обследования)», и Порядку проведения обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров (обследований) работников, занятых на тяжелых работах и на работах с вредными и (или) опасными условиями труда;

- работодатель обязан обеспечить безопасные условия и охрану труда, правила и инструкции по охране труда должны быть составлены и доведены под роспись до сведения работников (ст.212 раздела X ТК РФ).

Повторю, это лишь примерный перечень обязательных документов, в каждой организации он может быть уменьшен или дополнен в зависимости от конкретных ситуаций.

Проверив наличие необходимой документации, следует оценить ее содержание: наличие необходимых реквизитов, соответствие положений текста конкретной норме права, правильность внесения и достоверность подписей об утверждении, согласовании, ознакомлении и т.п.

На что нужно обратить внимание:

- трудовые книжки: проверяем на актуальность сами трудовые книжки (соответствие бланкам действующих на момент заведения трудовой книжки), правильность заполнения титульного листа и юридически грамотное заполнение самой трудовой книжки в соответствии с Инструкцией №69; где они хранятся; приказ о назначении ответственного с подписью об ознакомлении; регистрация трудовых книжек в книге учета и наличие подписей уволенных в получении трудовых книжек; наличие чистых бланков и регистрация их прихода и расхода в приходно-расходной книге; наличие заявлений работников об оформлении новых трудовых книжек в случае утери;

- трудовые договоры: наличие всех обязательных сведений и условий, указанных в ст.57 Трудового кодекса РФ; указание дат выдачи заработной платы согласно ст.136 ТК РФ, договор не должен содержать незаконных условий; условие об испытании должно соответствовать законодательству; если трудовой договор срочный, то основание срочности должно также соответствовать законодательству; наличие отметки работника о получении второго экземпляра трудового договора; оформление дополнительных соглашений;

- у приказов мы проверим формы, реквизиты, ознакомление;

- личные карточки Т-2: оформление (унифицированная форма Т-2, бумажный носитель, плотная бумага), заполнение, наличие подписей;

- книга учета движения трудовых книжек и приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены сургучной печатью;

- локально-нормативные акты – проверяем способ утверждения, содержание и ознакомление с ними работников.

Наиболее продуктивно будет по окончании первой проверки посмотреть на кадровый учет с другой стороны и сделать сверку по основным кадровым процедурам. Например, проверяя документы, фиксирующие процедуру приема на работу, мы изучаем документы в отношении следующих аспектов:

- получение согласия на обработку персональных данных;

- в случае необходимости соискатель должен пройти предварительный медосмотр, если это предусмотрено законодательством;

- ознакомление с локально-нормативными актами до подписания трудового договора;

- проведение инструктажей по охране труда;

- подписание трудового договора;

- оформление приказа о приеме и ознакомление с ним;

- заполнение личной карточки Т2;

- прием трудовой книжки (регистрация в книге учета и внесение записи о приеме) или оформление новой трудовой книжки;

- в установленных ст.64.1 ТК РФ и п.4 ст.12 Федерального закона от 25.12.2008г. №273-ФЗ «О противодействии коррупции» случаях работодатель, заключивший трудовой (гражданско-правовой) договор с лицом, ранее замещавшим должность государственной или муниципальной службы, обязан уведомить об этом представителя нанимателя (работодателя) бывшего служащего по последнему месту его работы;

- если мы принимаем на работу гражданина, подлежащего воинскому учету, то работодатель в течении 2 недель должен уведомить об этом военный комиссариат (п.29 «Методические рекомендации по ведению воинского учета в организациях», утв. Генштабом Вооруженных Сил РФ 11.04.2008г.).

Таким образом, проверив пошагово основные кадровые процедуры, которые выполняются в нашей организации, мы можем выявить документы, которые необходимо дополнительно проработать.

Конечно, в одной статье невозможно охватить все моменты проведения кадрового аудита и подробно разобрать все «подводные камни» кадрового учета. Но именно четкое понимание структуры, соблюдение трудового законодательства с учетом специфики конкретной организации позволят подтвердить расходы на оплату труда для бухгалтерского и налогового учета, подтвердить трудовой стаж для получения работниками пенсии и пособий, представлять точные сведения в государственные органы и избегать как конфликтных ситуаций с работниками, так и серьезных штрафных санкций со стороны органов государственного надзора и контроля. 


Комментарии

Написать комментарий

Ваше имя:

Текст комментария
Подтвердите код, изображенный на рисунке

Читайте также

 
Документы
23 сентября, 2017 | Андрей ЛАПТЕВ
Документы | Действия администрации ЧОПа при несчастном случае Действия администрации ЧОПа при несчастном случае (560)
Какие действия руководства частной охранной организации следует считать правильными при возникновении обстоятельств, квалифицируемых законом как несчастный случай?
 
 
Управление предприятием
13 июня, 2016 | Татьяна ВОЛОГДИНА
Управление предприятием | Просматривая «кадры»: что нового ожидает кадровую службу? Просматривая «кадры»: что нового ожидает кадровую службу? (3563)
В первом номере журнала «Охранная деятельность» за 2016 год мы познакомили читателей с рядом изменений действующего законодательства России, регулирующего вопросы трудовых отношений и деятельности кадровых служб и подразделений в организациях
 
 
Книжная полка
24 апреля, 2016 | Редакция
Книжная полка | Практический журнал "Охранная деятельность" апрель 2016 Практический журнал "Охранная деятельность" апрель 2016 (4220)
Вышел в свет 3 (175) номер практического журнала "Охранная деятельность".
 

Наши партнеры

 
 
 
 

Полезные ссылки

Корпоративная безопасность

Аутсорсинг безопасности

  

Консалтинг безопасности 

Работа в СБ

Проверки на полиграфе

Работа телохранителя  

Проверка контрагентов

Юридический консалтинг

Возврат долгов

Судебная защита Сопровождение сделок
Судебные экспертизы Внесудебные экспертизы Реестр ЧОО НСБ Третейский суд
Системы безопасности Системы контроля доступа Видеонаблюдение Системы охранной сигнализации
Адвокаты Москвы Адвокат по гражданским делам Лучший адвокат Решение вопросов

 


12 октября в Совете Федерации состоялось заседание президиума Координационного Совета Негосударствен ...
12 октября в Совете Федерации состоялось заседание президиума Координационного Совета Негосударствен ...
12 октября в Совете Федерации состоялось заседание президиума Координационного Совета Негосударствен ...
12 октября в Совете Федерации состоялось заседание президиума Координационного Совета Негосударствен ...
12 октября в Совете Федерации состоялось заседание президиума Координационного Совета Негосударствен ...
Посетительница выстрелила в лицо заместителя главврача смоленского психдиспансера из газового пистол ...
10 октября на площадке Московской торгово-промышленной палаты состоялось заседание Гильдии НСБ в рам ...
ФКЦ РОС активно включился в реализацию стратегии развития НСБ
12 октября на площадке ...
III Форум негосударственной сферы безопасности «Безопасная столица».
https://www.youtu ...
III Форум негосударственной сферы безопасности «Безопасная столица».
https://www.youtu ...

Авторизация

Логин:   Пароль:    
   
  Забыли пароль? | Регистрация    
[x]
        Rambler's Top100