Бюджет службы безопасности, как эффективный инструмент управления

Управление безопасностью предприятия

Одним из наиболее часто задаваемых вопросов – является вопрос об обосновании или обоснованности расходов на содержание службы безопасности. Именно так и задается этот вопрос. И при этом забывается, что наличие СБ не есть самоцель и или фактор престижа. К службе безопасности, следует относиться, как к одному из бизнес - проектов предприятия, а к ее деятельности, как к бизнес процессу, который следует планировать и рассчитывать его экономические показатели.
В статье сделана попытка показать, как можно оценить бюджет службы безопасности и почему он является одним из методов управления безопасностью.

Сущность управления денежными средствами безопасности

Управление денежными средствами безопасности – это система правил, принципов, методов и форм регулирования финансовых ресурсов службы безопасности (СБ), формирование воздействия данного подразделения на процесс движения финансовых потоков. Данное управление производится на современных предприятиях в целях обеспечения устойчивой административно - хозяйственной деятельности Службы Безопасности и обеспечения всей системой безопасности достаточной прибыльности.
Управление финансами СБ включает оценку ее функционирования, поиск и мобилизацию источников денежных средств на необходимые направления. Из бюджета СБ осуществляются финансовые расчеты со всеми контрагентами, привлекаемыми предприятием для обеспечения требуемого (заданного) уровня безопасности. В целях понимания обозначенного собственниками и топ - менеджерами Компании «заданного уровня безопасности», менеджментом СБ осуществляются следующие мероприятия:

оценка рисков и угроз безопасности (выраженные в денежном эквиваленте);
анализ финансового состояния предприятия (его возможности по финансированию СБ);
текущее и перспективное организационное и финансовое планирование деятельности подразделения безопасности;
текущее управление финансами и финансовый контроль.

Под стратегией управления бюджетом СБ понимаются общие направления и способы использования денежных средств для достижения поставленной цели в области обеспечения безопасности предприятия. Тактика управления – это конкретные методы и приемы достижения цели в определенных условиях осуществления защиты предприятия.

Одним из основных принципов при управлении бюджетом СБ является централизация финансовых ресурсов, выделяемых на безопасность, что позволяет оперативно маневрировать ими и концентрировать средства на приоритетных направлениях развития системы безопасности. Этот принцип позволяет с достаточной эффективностью разрабатывать кратко-, средне- и долгосрочные планы деятельности данного подразделения, способствует созданию финансовых резервов на случай непредвиденных (нештатных) ситуаций.

Финансовый контроль Службы Безопасности, как инструмент управления ею со стороны собственников, основывается на проверке правильности и обоснованности расходования материальных, трудовых и денежных ресурсов в процессе обеспечения надлежащего уровня защиты Компании.

Главной функцией управления финансами безопасности является обеспечение планирования, создания и использования фондов денежных средств СБ таким образом, чтобы стимулировать повышение эффективности защиты от рисков и угроз, и в результате – усиление конкурентных преимуществ и увеличение прибыли Компании.
Обеспечение устойчивого развития и повышения «рентабельности» СБ является результатом правильной организации ее работы, от которой зависит постоянное обеспечение на предприятии уровня безопасности, достаточного для его четкого и бесперебойного функционирования, а также защиты его продукции, ресурсов, персонала и ТМЦ. Финансовые службы фирмы целесообразно привлекать к составлению планов обеспечения безопасности, договоров поставок специальных средств защиты, графиков обеспечения развития системы безопасности. Важно скоординировать действия финансовой службы с подразделением безопасности и техническими службами предприятия.
В процессе составления бюджета СБ увязывают фонд безопасности с необходимыми расходами. Если получаемые деньги больше расходов, то разница пополняет резервный фонд СБ, а в случае превышения расходов, недостаток финансовых средств рекомендуется покрыть за счет дополнительной (но в обязательном порядке – обоснованной) корректировки бюджета в сторону его увеличения..

Обоснование бюджета СБ, основанное на рисках и угрозах Компании

Функционирование любого подразделения предприятия сопряжено с опасностью потерь, обусловленных коммерческими рисками, т.е. неопределенностью достижения желаемого результата хозяйственной деятельности. Вероятность потерь или неполучение ожидаемой прибыли – это и есть мера финансового риска. На любом из рынков, где функционирует компания, неопределенность является источником доходов и рисков. Руководителю безопасности всегда следует помнить, что между уровнями хозяйственного риска и доходности того или иного технологического (коммерческого) цикла существует прямая зависимость – чем выше риск, тем больше доход. Угрозами мы управлять не можем, они существуют объективно независимо от нашего желания, рисками – можем, т.к. они возникают при осуществлении предприятием собственной хозяйственной деятельности. Мы можем, с позиции безопасности, их выявить и оценить, в том числе, в денежном эквиваленте.
К угрозам предприятия можно отнести:

политическую нестабильность, социально-экономическую напряженность, национальные, межэтнические столкновения;
региональные и отраслевые особенности развития предприятия;
неустойчивость определенного рынка и инфляцию;
заложенную в планы потребность в инвестициях и потребительский спрос на продукцию компании.

Данные факторы неопределенности порождают хозяйственные риски, которые можно подразделить на группы (см. ниже). С позиции СБ риски оцениваются несколько проще, чем угрозы.
Риски Компании обусловлены трудностью точного прогнозирования их основных параметров. К рискам можно отнести изменения:

технологии и структуры основных производственных фондов, их функционального и экономического износа;
емкости рынка сбыта, объемов производства, конкурентоспособности предприятия;
постоянных и переменных издержек, рентабельности производства, доходности инвестированного и собственного капитала;
источников финансирования деятельности предприятия, стоимости заемного, привлеченного и размещенного капитала.

Эндогенные факторы неопределенности на предприятии связаны с изменением переменных, определяющих уровень рентабельности и доходности капитала, и порождают ряд рисков в области финансирования производственно-хозяйственной деятельности предприятия.
При оценке необходимого и достаточного уровня финансирования СБ следует учитывать фактор неопределенности и связанный с ним инвестиционный риск. Степень обоснованности бюджета, даже в условиях негативного воздействия внешней среды на безопасность компании или изменения «внутрикорпоративных исходных данных» может быть установлена при расчете «точки безубыточности» системы безопасности. Она характеризуется совокупностью выявленных угроз и обнаруженных рисков фирмы, при котором эффект от защиты соизмерим с издержками на ее обеспечение, т.н. экономически целесообразен. Иначе говоря, определяют минимальное значение допустимого (критического) «порога безопасности», при котором уровень «рентабельности» СБ будет больше 0.

Точку «безубыточности (Тб)» СБ можно определить по формуле:

Тб = (Ипост. х В) / (В – Ипер.),
где:
Ипост. – сумма постоянных издержек;
Ипер. – сумма переменных издержек;
В – совокупность рисков и угроз, от которых Советом по безопасности
(или руководством компании) принято решение защищаться.

Чем ниже Тб, тем более вероятно, что данный бюджет будет позволять эффективно управлять развитием системы безопасности. Следовательно, ниже будет риск собственника, как инвестора СБ.
Бюджет безопасности – это денежные средства, которыми располагают менеджеры СБ в определенный период. Эти ресурсы предназначены для обеспечения функционирования, наращивания и совершенствования защиты предприятия, а также потребления, содержания и развития субъектов (и/или объектов) безопасности. Здесь однозначно идет речь о т.н. «инвестиционном капитале», который представляет собой денежные средства, отданные «в кредит» на условиях эффективного использования в интересах предприятия, т.е. возвратности инвестиций в безопасность.
Как уже отмечалось выше, для руководства СБ важно определиться с источниками финансирования, проанализировав (совместно с финансистами) финансовое положение дел на предприятии.
Источниками финансовых ресурсов для СБ могут являться:

прибыль компании;
отчисления в бюджет безопасности;
кредиторская задолженность, постоянно находящаяся в распоряжении предприятия (устойчивые пассивы);
средства от продажи ценных бумаг;
кредиты и займы.

Где взять денег и как обосновать источники поступления средств в бюджет СБ? Попытаемся ответить на этот вопрос ниже.

Обоснование источников финансирования СБ

Современные предприятия в среднем ежегодно тратят больше средств, чем получают от реализации своей продукции, товаров, оказания услуг. Это вызвано тем, что помимо платежей за ресурсы, компании должны осуществлять и инвестиции, которые включают два компонента:

инвестиции в основной капитал — приобретение вновь изготовленных капитальных благ (производственного оборудования, компьютеров, зданий производственного назначения и др.);
инвестиции в товарно-материальные ценности — накопление запасов непроданной готовой продукции (при необходимости), а также сырья и материалов для использования в производственном процессе.

Финансирование развития безопасности (инвестирование) осуществляют за счет собственных средств предприятия (из амортизационного фонда, нераспределенной прибыли). Целесообразно помнить, что в глазах собственника, выделяемые на безопасность средства, являются своего рода «кредитом». Следовательно, важнейшее значение для собственников и топ – менеджеров компании, выделяющих «кредит безопасности», играет существующая на данный момент ставка банковского (учетного) процента, которую менеджерам безопасности необходимо также учитывать при обосновании бюджета СБ.
Бюджетирование (кредитование) СБ базируется на следующих принципах:

целевом характере — собственники (топ – менеджеры) выдают деньги на строго определенные цели (уменьшение потерь, увеличение объема производства, в результате деятельности СБ, уменьшение расходов в будущих периодах, как на основной технологический цикл, так и на его защиту и т.д.);
срочности — пользоваться выделенными средствами можно в течение определенного периода времени, после которого необходимо показать достигнутую эффективность от их использования;
дифференцированности — разделения денежных средств по срокам в зависимости от потребности субъектов (объектов) безопасности.

При устойчивом развитии экономики, а также, когда предприятие находится на этапе расширения производства, бюджет СБ, как правило, обеспечивают на 60-70% за счет собственных средств компании и на 30-40% за счет «возврата средств в результате деятельности СБ» («самофинансирование СБ»). В условиях значительного экономического подъема и увеличения рентабельности бизнеса, доля «самофинансирования СБ» увеличивается, а объемы полученных средств внутри компании падают до 40-50%. Во время кризиса и депрессии при снижении объемов и эффективности производства (торговли, услуг) в инвестициях в безопасность резко снижается доля «кредитования СБ» и увеличивается удельный вес «возвращенных безопасностью средств» до 70-80%.

Обоснование необходимых ресурсов для СБ и затрат на нее

Необходимым условием обеспечения эффективного исполнения бюджета СБ предприятия является организация постоянного совершенствования системы безопасности. Повышение эффективности и отдачи от деятельности по защите предприятия не может происходить без исполнения следующих условий:

возмещение выбывающих по разным причинам ТМЦ, например, технических средств охраны, специальных средств защиты, связи и т.п., в интересах подержания оснащенности, а, значит, и эффективности подразделения безопасности;
увеличение объема применяемых современных технических средств охраны (ТСО), разработок и «ноу-хау», в целях увеличения «производительности СБ» при одновременным уменьшении физической охраны;
улучшение организации и менеджмента СБ, реорганизация механизма управления и его совершенствование, в целях обеспечения повышения эффективности управленческого аппарата.

Показатели, приведенные выше, могут обосновываться в относительных (коэффициентах) или абсолютных величинах (денежном выражении). Первые показатели (количество и качество ТСО, обеспеченность специальными средствами, площадь контролируемых объектов, количество проверенных контрагентов, производительность труда охранников и т.п.) служат для определения путей повышения эффективности СБ, сил и средств безопасности, а также составления баланса обеспеченности СБ необходимыми ресурсами и ТМЦ. Вторые показатели (денежная оценка) дает возможность установить общие затраты предприятия на безопасность, их структуру и динамику, величину износа оборудования СБ и средств защиты и, наконец, рентабельность системы безопасности в целом.

При составлении и защите бюджета СБ важно грамотно классифицировать все затраты, влияющие на «себестоимость безопасности». Это делается по определенным признакам и элементам.

Если принято решение классификации содержания СБ по экономическим элементам, то они должны быть однородными по экономическому содержанию. В этом случае не имеет значения место и цель расходования тех или иных ресурсов, важна одинаковая экономическая природа затрат. Например, расходы на физическую охрану (ФО), которая может существовать в различных формах на различающихся объектах компании и иметь разные цели, объединяют в одну группу (экономический элемент), т.к. затраты использованы на одни вид ресурсов — ФО. Группировка затрат на СБ по экономически однородным элементам позволит нам сформировать общую смету затрат на обеспечение безопасности. Она поможет увязывать план по себестоимости содержания СБ с другими разделами плана развития безопасности, суммировать затраты отдельных объектов, независимо от их особенностей, установить особенности и стоимость отдельных составляющих (подсистем) безопасности.
Если принято решение классификации затрат на безопасность по расходам, то в основу закладывается принцип единства цели и места расходования ресурсов. Т.е., на какой вид безопасности (экономическая, физическая, психологическая, техническая и т.д.) и для какой цели произведены затраты. Группировку затрат по расходам используют в случае определения себестоимости отдельных видов безопасности для компании. Это удобно при проведении анализа и оперативного управления деятельностью отдельных элементов (видов) безопасности, а также для планирования снижения себестоимости конкретной составляющей защиты.
Кроме того, каждый из видов классификации затрат и расходов (приведенный выше), может быть разбит на подвиды, а именно:

Подвид 1:

основные затраты, те, которые непосредственно связанные с процессом обеспечения безопасности объектов компании, без которых ее обеспечение невозможно — затраты на ФО, ТСО, материалы, энергию, заработную плату охранников и др.;
накладные расходы, те, которые связанные с управлением, обслуживанием и организацией безопасности.

Подвид 2:

прямые расходы, те, которые учитывают отдельно для каждой из подсистем защиты — затраты на ФО, ТСО, топливо для автотранспорта охраны, плату и др.;
косвенные расходы, связанные с обеспечением различных видов безопасности и распределяемые между ними косвенным путем (условно).

Подвид 3:

переменные расходы, величина которых возрастает в зависимости от увеличения объема оснащенности СБ;
постоянные расходы, общая величина которых в расчете на увеличение эффективности безопасности не изменяется или изменяется незначительно.

При выборе того или иного вида группировки затрат для своей компании необходимо обеспечить максимальное выделение средств на обеспечение отдельных видов безопасности, которые могут быть прямо и непосредственно включены в общую «себестоимость СБ для предприятия».

Прибыль и рентабельность безопасности

Прибыль, как доход от использования безопасности, представляет собой основную цель и важнейший обобщающий показатель результатов деятельности СБ предприятия.

Прибыль безопасности — это выраженный в денежных средствах остаток (доходность) от деятельности СБ (возврат ТМЦ, ресурсов, денег по договорам, кредиторских задолженностей и т.д.), а также устраненные риски и угрозы, через возмещение или минимизацию ущерба (также в денежном выражении, после вычета экономических издержек (затрат) на обеспечение безопасности.

Зависимость объема проводимых мероприятий СБ, ее доходности, издержек и прибыльности деятельности СБ показана на рис.1. В зоне А издержки превышают доходность и предприятие с такой безопасностью несет убытки (или как минимум – не возвращаемые издержки на содержание СБ). В зоне В компания имеет прибыль. При этом максимум прибыли будет в точке С. Издержки на содержание безопасности в зоне Д превысят доходность от деятельности СБ, и предприятие будет нести убытки.
Прибыльность СБ зависит не только от издержек (затрат) на ее содержание и объема проводимых мероприятий (работ) подразделением безопасности, но и от количества защищаемых направлений (по видам) безопасности и качества (эффективности) деятельности, от производительности труда охранников (по фактическим показателям), целесообразности использования средств, выделяемых на СБ. Прибыль характеризует, с одной стороны, эффективность деятельности СБ, с другой, — служит источником ее финансирования. Максимизация прибыльности деятельности СБ не должна быть главной целью руководителей безопасности, т.к. это может войти в противоречие с требованиями ее предназначения и миссии в компании. Прибыльность - это не объяснение, не причина и не принцип работы данного подразделения, а подтверждение правильности выбранных направлений защиты предприятия.

Нормально работающая система безопасности должна быть прибыльной, в достаточной степени для покрытия рисков экономической деятельности и предотвращения убыточности компании.

Тогда СБ будет находиться в состоянии, адекватном ее миссии и предназначению, ибо сможет устанавливать и достигать цели, способствующие решению проблем и задач, стоящих перед системой защиты фирмы.

Не стоит забывать, что на общую прибыльность СБ преимущественно влияют факторы, связанные с эффективностью основной деятельности подразделения безопасности. Кроме того, этот показатель зависит от изменения цен на ТСО, ФО, форму, средства связи, необходимые ТМЦ и др., т.е. факторов, не зависящих от функционирования и работы самой системы безопасности.
Общая сумма прибыльности системы безопасности служит одним из основных показателей ее эффективной деятельности, но в то же время не отражает какой ценой, т.е. с использованием каких экономических ресурсов она получена. В целях сравнительной оценки эффективности работы отдельных подсистем безопасности, используют показатели рентабельности, характеризующие полученную прибыль по отношению к затраченным денежным средствам на эти ресурсы СБ. Рентабельность деятельности СБ - это отношение общей суммы прибыльности от функций и работ в системе к издержкам на обеспечение подразделения безопасности, т.е. относительная величина прибыли, приходящейся на 1 руб. текущих затрат;

Финансовая отчетность СБ

Финансовая отчетность СБ представляет собой формы, показатели и пояснительные материалы к ним, в которых отражаются результаты деятельности системы безопасности. Финансовую отчетность составляют на основе документально подтвержденных и выверенных записей на счетах бухгалтерского учета. Для сравнения, как правило, в финансовой отчетности СБ приводят показатели предыдущего периода ее деятельности.
Основными документами, используемыми для оценки деятельности и эффективности работы СБ являются баланс движения денежных средств и счет вложенных денежных средств в безопасность компании.
Баланс представляет собой сводную двухстороннюю таблицу всех счетов безопасности, в которой отражено ее финансовое состояние на день составления, относительно первого дня отчетного периода. Обычно баланс составляют на последний день года, хотя он может разрабатываться и ежеквартально, а при централизации управления в руках собственника - и ежемесячно. В активе баланса (левая сторона таблицы) фиксируют состав и размещение средств, которыми располагает безопасность. Пассив баланса (правая сторона таблицы) отражает источники образования и целевое назначение средств на обеспечение безопасности. Итоги активной и пассивной частей баланса, суммы всех статей левой и правой сторон должны быть равны (сбалансированы), т.е. по стоимости активные и пассивные счета должны совпадать (рис. 2).

АКТИВ	ПАССИВ
Раздел 1. Основные средства и прочие активы	Раздел 1. Источники собственных средств
Раздел 2. Запасы и затраты	Раздел 2. Расчеты и прочие пассивы
Раздел 3. Денежные средства, расчеты и прочие активы
Баланс	Баланс

Рис. 2. Структура баланса СБ

Целью составления баланса является проверка идентичности всех счетов и получение количественных данных о деятельности Безопасности. Вся информация баланса должна быть внимательно изучена и проанализирована, что позволит установить состояние и возможные пути развития СБ.
Прежде всего, проводят сопоставление приводимых в балансах разных периодов путем сравнения абсолютных показателей, их процентного изменения и индексации, когда данные базисного периода принимают за 100 %, а изменения измеряют в процентах к ним. В балансе за один и тот же период могут быть различные модификации показателей (ухудшение - улучшение для банков).

Счет вложенных денежных средств в безопасность регулярно отражает движение денежных средств. Этот счет показывает, каким образом были созданы фонды денежных средств СБ, и на какие цели они были использованы. Данный счет (по сути - счет финансирования) состоит из следующих частей:

Денежная наличность и другие средства безопасности на начало периода.
Источники финансирования:

за счет деятельности системы безопасности;
другие источники (займы от предприятия и прочие поступления).

Направления использования финансовых ресурсов:

выплата зарплаты;
выплата налогов;
приобретение различных средств безопасности;
увеличение запасов ТМЦ;
рост дебиторской задолженности перед предприятием;
уменьшение кредиторской задолженности (погашение займов от предприятия).

Денежная наличность и другие ликвидные ценности на конец отчетного периода.

Анализ результатов деятельности СБ, согласно показателям бюджета проводят на основе ее годового отчета, который составляют в конце каждого года. Такой отчет должен отражать действительное имущественное положение СБ и уровень ее доходности. Анализ результатов деятельности системы безопасности выполняют последовательно по следующей схеме:

обзор имущественного и финансового положения и уровня доходности СБ для обоснования принятия управленческих решений;
балансов счетов прибыльности и затрат;
сбор и классификация данных по источникам образования результата;
исследование причин, которые привели к полученному в сводном балансе СБ результату и подготовка заключения.

Источниками информации для проведения анализа состояния СБ на основании ее бюджета служат бухгалтерский баланс и приложения к нему, данные статистического и оперативного учета. Анализ можно проводить с различной степенью детализации (см. выше).
Обобщающие показатели оценки состояния безопасности и ее бюджета характеризуют: ликвидность СБ, привлечение необходимых средств, прибыльность системы безопасности. Конкретный набор локальных показателей можно варьировать в зависимости от специфики функций безопасности на каждом конкретном предприятии или его объекте.
Наиболее важными локальными показателями исполнения бюджета СБ являются следующие коэффициенты:

К1 - коэффициент привлечения средств в СБ, определяется соотношением заемных средств к средствам, возвращенным в результате деятельности СБ:

К1 = З / В,

где : З - все «заемные средства;
В - все возвращенные средства

К2 - коэффициент активности деятельности СБ:

К2 = В / С ,

где: В - возвращенные средства

С - общаястоимость затрат на СБ, равная стоимости затрат на фонд заработной платы, премирование, организационные мероприятия и т.п. плюс затраты на ТСО для обеспечения безопасности ТМЦ (ТТМЦ СБ)

П - прибыльность и рентабельность деятельности СБ:

П = В / С

Р - рентабельность деятельности СБ:

П = В / ТТМЦ СБ

Приведенные коэффициенты могут быть применимы как к действующим, так и к создаваемым (проектируемым) системам безопасности. В процессе анализа можно пользоваться в качестве сравнительного эталона системой показателей СБ, близкого по профилю предприятия с устойчивым финансовым положением и удовлетворительным состоянием его безопасности.
В целях определения причин отклонения показателей от желаемых, следует произвести декомпозицию условий (правил экономического анализа состояния безопасности, технологий обеспечения самой безопасности, организацию защиты предприятия и т.д.), которые и определяют значения конечных результатов.

Анализ состояния безопасности на основании бюджета СБ проводят, используя методы сравнения и группировок. Сравнения сопоставимых показателей отчетного периода с предыдущим производят с их значениями, заложенными при планировании деятельности СБ и данными предшествующего периода. Группировка показателей заключается в объединении финансовой информации в аналитические таблицы, что дает возможность сделать соответствующие сопоставления и выводы, установить взаимосвязь различных подсистем и составляющих безопасности, определить влияние наиболее существенных факторов. Это в свою очередь позволит выявить те или иные закономерности и тенденции в развитии безопасности, как системы защиты предприятия от конкретных рисков и угроз.
При анализе состояния безопасности предприятия необходимо провести оценку внешней среды, особенно, его основных конкурентов. Показатели деятельности СБ следует сопоставить с лучшими и худшими у конкурентов по отрасли и региону. В результате такого анализа должны быть установлены сильные и слабые стороны СБ, преимущества и угрозы внешней среды с тем, чтобы повысить устойчивость предприятия к неблагоприятным изменениям на рынке. Анализ состояния системы безопасности компании позволяет выявить резервы для его защиты, изыскать пути увеличения доходности и прибыльности СБ.

В ходе разработки бюджета СБ, контроля его исполнения, подготовки отчета, анализа, принятия решений по функционированию системы безопасности, Служба Безопасности предприятия обязана осуществлять тесное взаимодействие и взаимосвязь не только с Финансовой Службой, но и практически со всеми участками хозяйственной деятельности компании.

Об авторе; Вадим Комаров – Генеральный директор
ООО «Технологии Безопасности Бизнеса» e-mail: Этот адрес электронной почты защищён от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.