После того как вы составили
список мер по каждой конкретной
цели, необходимо определить
приоритеты.
Что действительно важно?
Х.П.Циммерман
В предыдущей статье (август месяц) мы, уважаемый читатель, остановились на рассмотрении системы управления предприятием.
Основные принципы создания и структурных преобразований предприятий НПБ могут быть сведены в следующие характеристики и требования:
- обязательность наличия цели деятельности и ее связь со структурным построением предприятия;
- надежность деятельности;
- единство функциональной деятельности для каждого подразделения;
- простота и экономичность;
- возможность своевременного управления;
- возможность выработки оптимальных решений;
- обеспечение обязательной ответственности должностных лиц за принимаемые ими решения.
Сегодня в современных экономических условиях, а тем более в долгосрочной перспективе развития, деятельность предприятия напрямую зависит от применения технологий управления. Для того что бы выбрать наиболее эффективную технологию управления или совокупность технологий, целесообразно выстроить структуру предприятия. Она представляет собой:
1) стратегию предприятия;
2) систему управления предприятием;
3) бизнес-процессы;
4) информационные технологии.
Систему управления предприятием необходимо начинать строить с ключевых элементов управления. Рассмотрим их более подробно.
1. Стратегия предприятия
Стратегия предприятия формируется целями, проставленными перед предприятием. Наиболее наглядной детализацией целей и подцелей является построение «древа целей». В общих черта «древо целей» можно представить в виде основных последовательных шагов, раскрывающих и определяющих ключевые факторы, необходимые для разработки стратегии предприятия.
1. Определение целей и пути их достижения
- формулирование целей,
- составление программ развития,
- стратегическое планирование.
2. Стратегический анализ внешней и внутренней среды
- детальный анализ рынка профильных (работ) услуг,
- сегментирование рынка профильных (работ) услуг,
- отбор профильных сегментов рынка,
- анализ конкурентных позиций на рынке,
- изучение конкурентов, действующих на рынке аналогичных (работ) услуг,
- изучение технологий, применяемых на рынке.
3. Определение перспективного развития предприятия
- детализация целей предприятия,
- изучение стратегических альтернатив,
- отбор стратегических альтернатив.
4. Разработка стратегических планов на перспективу
- подготовка стратегических бизнес-планов,
- подготовка стратегического бюджета.
Перед тем как приступить к разработке стратегии, учредители и руководители предприятия должны четко сформулировать требования и назначение собираемой информации. Четко сформулированное техническое задание является необходимым условием получения качественной и достоверной информации для разработки стратегии предприятия.
2. Система управления предприятием
После того как была определена стратегия предприятия, переходим к системе управления, а для этого необходимо рассмотреть деятельность предприятия.
Система управления – система, обеспечивающая своевременные управляющие воздействия.
Вся деятельность предприятия строится для достижения цели, которая определена стратегией. Цели достигаются посредством выполнения целевых установок предприятия путем разработки и исполнения планов мероприятий в рамках осуществления функций, закрепленных за соответствующей службой, отделом, сотрудником и т.д.
Сегодня на рынке существуют и активно применяются следующие системы управления предприятием:
1) проектное управление,
2) процессный подход управления,
3) функциональный подход управления,
4) аутсорсинг,
5) управление цепочками поставок,
6) управление взаимоотношениями с клиентами,
7) бюджетное управление,
8) бизнес-инжиниринг,
9) управление персоналом и т.д.
С развитием предприятия и возникновением внутри ЧОПа бизнес- направлений потребовалась определенная самостоятельность для реализации планов, что повлекло за собой разграничение бизнес-направлений (оперативные подразделения) и обслуживающие подразделения (функциональные подразделения). Деятельность предприятия представляется в виде бизнес-процессов и бизнес-проектов. Пошаговые действия в этих процессах прописаны регламентами, обязательными для сотрудников предприятия. Система управления любым бизнес-процессом и бизнес-проектом представляет собой следующие циклы:
1. Целеполагание.
2. Планирование.
3. Исполнение.
4. Контроль.
5. Анализ.
6. Корректировка.
7. Принятие решений.
Кроме того, система управления определяет организационные структуры:
1) функциональная структура,
2) дивизиональная структура,
3) матричная структура,
4) финансовая структура,
5) проектная структура,
6) холдинговая структура.
В зависимости от вида деятельности, внешних факторов, требований и ограничений, предьявляемых к системе управления предприятием, реальная организационная структура является комбинацией классических типов организационных структур.
3. Бизнес-процессы
Основу деятельности предприятия составляют бизнес-процессы. Повышение эффективности деятельности предприятия определяется результатами от управления бизнес-процессами. Соответственно повышение эффективности деятельности предприятия напрямую зависит от эффективности управления бизнес-процессами. Вся деятельность предприятия прописывается в виде бизнес-процессов. Создание бизнес-процессов необходимо, поскольку:
1) бизнес-процессы, а не функции должны определять характер деятельности предприятия;
2) бизнес-процессы, взятые в совокупности, делают возможным завершение операции;
3) бизнес-процессы усовершенствуются с течением времени;
4) бизнес-процессы продолжают свою деятельность после увольнения ответственного за операции сотрудника (сотрудников);
5) бизнес-процессы последовательны, непрерывны и подкреплены документально;
6) бизнес-процессы обладают встроенными механизмами внутреннего контроля;
7) бизнес-процессы выстраиваются так, чтобы учредитель и руководитель имели возможность отслеживать ключевую информацию;
8) бизнес-процессы организуются так, чтобы передать часть полномочий по принятию текущих решений среднему звену руководителей при условии наличия соответствующих знаний, общности целей и стандартов, отвечающих требованиям предприятия;
9) бизнес-процессы выстраиваются так, чтобы исключить затрачивание двойных усилий;
10) бизнес-процессы не опираются на устные методы передачи информации;
11) бизнес-процессы являются эффективными и экономичными.
Действия по выполнению бизнес-процессов на предприятии прописываются в регламентах, которые выстраиваются с учетом структуры предприятия и взаимодействия подразделений.
Международный стандарт ISO 9001-2000 описывает правила построения системы управления предприятием и содержит всю необходимую информацию для реализации полноценного управления бизнес-процессами.
4. Информационные технологии
Бизнес-процессы предприятия поддерживаются с помощью информационных технологий, что позволяет добиваться выполнения поставленных задач с требуемыми характеристиками:
- последовательность,
- сроки выполнения.
Задача выбора информационных технологий является достаточно сложной, так как в управлении бизнес-процессами необходимо оперировать большими массивами данных. Перед тем как приступить к выбору технологии, которых на рынке большое разнообразие, необходимо сформировать спецификацию требований, или, иными словами, техническое задание. Этот документ должен содержать все потребности предприятия в отношении вводимой и получаемой информации.
Информация должна иметь следующие характеристики:
1) конкретность – действия должны быть связаны с показателями измерения;
2) измеряемость – необходимо измерять все, что поддается измерению, и подсчитать все, что может быть подсчитано;
3) точность – соблюдение уровня точности, необходимого для принятия конкретного решения;
4) актуальность, относящаяся к принимаемому решению, и, как результат, включение в отчеты только статей, на которые принятое решение оказывает прямое влияние;
5) своевременность – своевременно позволяет руководителю принять решения, а поскольку все поставленные цели имеют сроки достижения, вся отчетность должна иметь сроки предоставления.
Цель составления подобной спецификации заключается в том, чтобы предоставить подразделению IT потребности пользователей, которым должно соответствовать программное обеспечение, IT-реализация.
В идеале необходимо использовать единые технологии для достижения максимальной степени автоматизации основных процессов, программ генерации, извлечения элементов данных из любой таблицы и совершения различных операций с этими данными, создавать файл в программе Excel для дальнейшей обработки данных.
В современных экономических условиях деятельности предприятий НПБ необходимо использовать новейшие управленческие технологии, способные обеспечить эффективность и результативность поставленных целей и задач.