Первое противоречие, с которым пришлось столкнуться: формы финансовой отчетности связаны с констатацией прошлого и чаще всего их назначение этим и ограничивается. Однако прошлое можно также анализировать, оценивать, пытаясь на основании этого составить представление о будущем, спланировать будущее.
Для руководителя частного охранного предприятия изучение финансовых отчетных форм является инструментом получения информации о финансовом положении организации, финансовых результатах ее деятельности, прогнозирования изменений, способных влиять на положительную динамику финансовых показателей.
Научившись читать и составлять несложные финансовые отчеты, руководитель частного охранного предприятия задается вопросом об их назначении и о том, содержится ли в финансовой отчетности что-либо ценное, полезное для применения в его практической деятельности. С этим связано второе противоречие: руководитель справедливо считает ведение документации функцией бухгалтера, аналогично тому, как подготовку писем на основании черновиков считает функцией секретаря. При этом он достаточно часто проверяет работу секретаря, относясь к деятельности бухгалтерии со священным ужасом. Вопрос не в том, что бухгалтеру доверять можно, в секретарше нельзя (ей доверять необходимо, в противном случае ее следует заменить). Суть в том, что руководителю часто непонятен специфический профессиональный язык бухгалтерии, в действительности не представляющий собой ничего сложного.
Нужно ли это знание руководителю?
Скорее всего, это необходимо. Поскольку классик определил три группы ролей менеджера (а именно: управленческие, информационные и связанные с принятием решений), то реализация двух последних групп ролей требует, чтобы руководитель был полностью и осознанно информирован о финансовой стороне деятельности организации.
Принятие разумных решений невозможно без достоверной информации, и вполне возможно, что руководитель может отказаться от предложения, способного принести предприятию прибыль только на основании того, что он не имеет четкого представления о финансовой стороне деятельности. В данном случае бухгалтер не всегда может дать разумный совет, поскольку обработкой первичной документации определяется форма представления данных, которая не всегда приемлема для целей принятия решений. В этом заключается третье противоречие между деятельностью бухгалтера и деятельностью современного руководителя. В девяти случаях из десяти бухгалтер не согласится со сказанным выше и будет прав. Дело не в том, что всяк кулик свое болото славит. Суть в том, что функции руководителя и бухгалтера в деятельности предприятия различны. Бухгалтер ориентирован на составление отчетности, а руководитель должен думать о том, каким образом извлечь из нее максимум информации и как использовать полученную информацию для решения управленческих задач.
Данные, приводимые в финансовой отчетности, достаточно информативны для того, чтобы заинтересованные стороны могли получить более глубокие представления о положении дел в предприятия или организации. Однако взгляд руководителя, как сказано выше, отличается от взгляда бухгалтера. Траектория, по которой движется при работе с отчетными формами руководитель предприятия, скорее напоминает траекторию аудитора или финансового аналитика, чем бухгалтера.
Аналитик реконструирует хозяйственную деятельность, повторяя работу бухгалтера в обратном направлении.
См. рис. 1
Аналогично аналитику, руководителю бывает необходимо проследить эффект того или иного события хозяйственной деятельности и ответить на важные для себя вопросы, например в чем причина того или иного события, скажем, снижения доходности по конкретному объекту охраны; какой эффект окажет то или иное событие в будущем, например кредитование установки системы видеонаблюдения на объекте; какой размер задолженности, в частности непогашенной дебиторской задолженности, и как она структурирована по срокам; какое влияние было оказано тем или иным событием, например принятием нового законодательного акта, на деятельность охранного предприятия.
Информация, необходимая для принятия решения
Необходимо добавить, что состав и объем информации, необходимой для принятия руководителем решения, также отличен от состава и объема информации, представляемой бухгалтерией для целей внешней отчетности (в инспекцию по налогам и сборам, например). Как это ни странно, но руководителю требуется существенно больше информации, чем фискальным органам. Этому вопросу посвящена статья А. Карелина «Анализ финансово-хозяйственной деятельности», но мы предпримем попытку представить полный набор информации, необходимой для принятия решения:
См. рис. 2
Возможно, объем информации может показаться пугающе огромным. Не следует предпринимать попыток объять необъятное. Выбирая информацию для целей принятия решения, следует выбрать один, наиболее значимый для данных целей аспект информации. Это может быть краткосрочная ликвидность предприятия или потоки денежных средств, возможно, структура капитала организации или его долгосрочная платежеспособность. Руководителя может интересовать полученная прибыль, эффективность использования активов предприятия или рентабельность деятельности в целом. Выбор информации производится на предмет конкретной потребности.
Общепризнанно, что ни одно событие в деятельности организации, в бизнесе в целом не происходит изолированно, так как оно является причиной и следствием других событий, то есть звеном в их цепи. Следовательно, невозможно и неразумно воздействовать на одно изолированное событие, необходимо определить происходящие в связи с ним изменения и выявить исходные причины. Именно поэтому нельзя оценивать какое-либо событие ни позитивно, ни негативно до тех пор, пока оно не соотнесено с другими факторами.
Тем не менее информация, необходимая для принятия конкретного решения, имеет определенные рамки. Как правило, руководителю охранного предприятия не приходится непосредственно иметь дело с какими-либо ресурсами, хотя он и занимается их распределением. Распределение ресурсов и управление деятельностью предприятия осуществляются при посредстве информационной системы управления, которую руководитель либо кто-то по его распоряжению разрабатывает в соответствии со стратегическими целями и задачами. Разработка информационной системы позволяет получить, классифицировать, проанализировать и оценить информацию для планирования деятельности предприятия, ее организации, руководства и контроля за ней.
Таким образом, становится ясно, что системно представленная информация является в большей степени инструментом руководителя, нежели бухгалтера.
Возможная проблема: руководитель смущен и даже напуган обилием информации, предстоящей работой, необходимостью делать расчеты.
Реальные проблемы, с которыми приходится сталкиваться, сложнее, серьезнее и объемнее. Начав знакомиться с бухгалтерскими отчетами, быстро убеждаешься, что, во-первых, глаза страшатся, а руки делают, во-вторых, что не так страшен черт, как его малюют.
В результате каждый из руководителей почувствует или удовлетворение (все это мне знакомо и понятно!), или разочарование (и это мне знакомо и понятно…). Но в любом случае, построив собственную систему информации, включающую и финансовую информацию, вы убедитесь, что усилия, один раз потраченные на создание системы, окупятся сторицей.
Впереди еще один достаточно непростой вопрос - использования информации для принятия управленческого решения, но на его раскрытии я остановлюсь в следующий раз.
 |  | |
|
Рис. 1 |
Рис. 2 |