С 2020 года Россия переходит на электронные трудовые книжки. У организаций и ИП в связи с переводом трудовых книжек в цифровой формат появятся новые обязанности и новые отчеты.
Что случилось
В начале июля Правительство РФ одобрило законопроект об электронных трудовых книжках. В соответствии с законопроектом переход на электронные трудовые книжки стартует с 2020 года.
С этого времени ведение кадровых документов в электронном виде будет происходить в качестве эксперимента. Участвовать в нем будут отдельные работодатели.
С 2021 года работодатели будут вести бумажные трудовые книжки только для тех работников, которые подадут об этом письменное заявление до конца 2020 года.
Работникам, не подавшим письменное заявление, трудовые книжки будут выдаваться на руки (работодатель освобождается от ответственности за их хранение). С этого времени сведения о трудовой деятельности таких работников будут вестись в электронном виде.
Для лиц, впервые поступающих на работу, все сведения будут вестись в электронном виде. Бумажная трудовая книжка им вообще оформляться не будет.
Причем одновременно с разработкой концепции перехода на электронные трудовые книжки Правительство РФ утвердило и план мероприятий, которые обязаны будут провести все работодатели без исключения.
Что должны сделать работодатели в 2020 году
План утвержденных мероприятий на 2020 год включает в себя целый комплекс новых обязанностей организаций и ИП. В частности, в 2020 году организации и ИП обязаны:
- подготовить и принять локальные нормативные акты о кадровом учете в электронной форме;
- внести изменения в уже действующие акты о кадровом учете;
- внести изменения в коллективные договоры в части, противоречащей новым требованиям;
- обеспечить техническую готовность к передаче электронных сведений о трудовой деятельности сотрудников в ПФР;
- письменно уведомить всех работников о переходе на электронные трудовые книжки;
- уведомить каждого работника о возможности дальнейшего ведения его бумажной трудовой книжки.
Но это еще не все.
С 2020 года все работодатели обязаны сдавать в ПФР новую отчетность по форме № СЗВ-ТД. В данном отчете будут содержаться сведения, необходимее для внесения в электронную трудовую книжку (данные о приеме на работу, переводе, увольнении и т.д.).
С 2020 года сведения по форме № СЗВ-ТД надо сдавать в ПФР ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.
С 2021 года такие отчеты необходимо сдавать при каждом кадровом изменении. Бухгалтерам и кадровикам будет нелегко.
Источник: БУХ.1С